Materiales sobre gobernanza para SharePoint

Claves de la gobernanza sobre SharePoint

• Proteger ante amenazas de seguridad y garantizar cumplimiento de políticas 
• Simplificar la implementación 
• Reducir el TCO y maximizar ROI 
• Alinear y lograr objetivos de negocio  
• Evitar sorpresas en rendimiento y escalabilidad

 

Tiene sentido preocuparse de la Gobernanza de SharePoint

Gobernabilidad
Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales.

Gobernanza de SharePoint es el alineamiento de esta plataforma o solución con la estrategia del negocio. Hereda las metas y la estrategia a todos los departamentos de la empresa, y proporciona el mejor uso del producto y de sus estructuras organizativas para alcanzarlas.

Saber cómo de importante es para nosotros el aplicar adecuadamente todo lo concerniente a la Gobernabilidad de SharePoint es tan fácil como hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Monitorizamos periódicamente el uso, consumo y aprovechamiento de la plataforma identificando y previendo riesgos y problemas?
• ¿Se revisan y actualizan las políticas proactivamente basándonos en datos de uso y necesidades de negocio?
• ¿Los usuarios de negocio tienen asegurada la protección de los datos, y el modelo de seguridad es conocido y se cumple?
• ¿Los acuerdos de Nivel de Servicios se encuentran definidos, el rendimiento de la plataforma es aceptable y cualquier código personalizado está probado?
• ¿Los sitios se crean utilizando plantillas de sitios?
• ¿El crecimiento de la granja de servidores (almacenamiento y servidores) es predecible?
• ¿Tenemos la certeza de estar cumpliendo políticas de seguridad, protección y salvaguarda?
• ...

... más vale que las respuestas sean positivas...

SharePoint como contenedor de otras soluciones de negocio.

Si bien sabemos que SharePoint puede ser utilizado para un sin fin de soluciones de negocio (léase este blog como prueba de ello), uno de los usos más potentes de SharePoint es simplemente (o no tan simplemente) como contenedor de otras soluciones...

...y eso es gracias al aprovechamiento de su gran abanico de frameworks, tecnologías, servicios y herramientas disponibles en esta plataforma.

Yammeriza tu empresa y saborea el social enterprise

En ENCAMINA somos heavy users de Yammer desde hace 9 años...Y tenemos una excelente historia que contar, que cualquier empresa puede aprovechar:

Yammeriza tu empresa y saborea el social Enterprise.

Pon tu cuadro de mandos en SharePoint

Últimamente estamos asistiendo a una democratización de la Inteligencia de Negocio (BI o Business Intelligence). Con herramientas como PowerPivot sobre Excel tenemos más control y acceso a la información de lo que nunca habíamos soñado los usuarios. Si además tenemos a SQL Server como plataforma de base para nuestro BI, la potencia es ilimitada, en tiempos y costes muy aquilatados.

SharePoint como foro avanzado para la innovación y el debate

Una de las aplicaciones (acertadamente) atribuidas a SharePoint como solución de negocio es esa en la que ser capaz de gestionar procesos de debate, innovación o reflexión dentro de la empresa (es decir, como foro avanzado).

   
 Algunos ejemplos de posible utilización de la plataforma como foro avanzado (que no es lo mismo que como red social corporativa) pueden ser:

• Foros de Innovación donde realizar propuestas e ideas que pueden y deben contribuir a la mejora continúa.
• Organizaciones que requieran un sistema de conversación abierto, pèro estructurado.
• Foros de dudas de diferente naturaleza donde plantear preguntas que el resto de usuarios pueden contestar de forma colaborativa (ej.: http://stackoverflow.com/).
• Comités donde compartir conocimiento y su respectivo feedback.
• Gestión activa y social de preguntas y respuestas.
• Sistemas de gestión de conocimiento donde compartir conocimiento que puede ser retroalimentado y puntuado.
• Buzones de sugerencias donde los usuarios de cualquier perfil puedan dejar sus sugerencias que a su vez podrán ser respondidas y valoradas.
• ...

La amarga reflexión es que, en nuestra experiencia, aunque estos foros pretenden ser distribuidos, autónomos y no moderados, suele ocurrir que...

Un eHealth Framework basado en SharePoint y las tecnologías Microsoft

Un hospital es una organización muy compleja, por sus procesos, por su tecnología, por su heterogeneidad de sistemas y ámbitos funcionales dentro de ella,  por lo crítico y sensible de sus servicios, etc., etc.

Sin embargo, por muy especial que sea, tiene necesidades de productividad, eficiencia, alineamiento estratégico, soporte a la decisión, automatización de procesos, colaboración y gestión del conocimiento muy similares a cualquier mediana o gran organización, de cualquier ámbito.

Me he gastado miles de euritos en mi intranet ¿la estamos utilizando?

Siguiendo con el tema de la Gobernanza de SharePoint, en el caso típico de una Intranet (es decir, todo el control, auditoría, provisión, mejoras y automatizacin de la administración de la Intranet), conviene hacer uso de herramientas como DocAve 6 SP1 Reporting Center(pdf, 1.170KB).

La Gestión de la Calidad sobre SharePoint es una decisión óptima

Una Gestión de Calidad, típica como la que podría ser la de un referencial como la ISO9000, requiere de gestionar documentación, versiones, procesos de aprobación, estados de registros, revisiones, etc.
Es decir, un puro mundo ECM, BPM y BI... aquello en lo que SharePoint es la mejor opción.

Tradicionalmente (¡hace mucho!) la plataforma Notes ( Lotu Notes) resolvía este tipo de necesidades, pero desde hace años las consultoras como ENCAMINA utilizan todo el magnífico framework funcional y técnico de SharePoint para construir soluciones de Gestión de Calidad ad-hoc, con toda la potencia soñada.

¿Quién mató a la intranet?

Dejemos de ser optimistas y apasionados por un momento y reflexionemos un poco sobre esos proyectos de gestión del conocimiento, intranets corporativas, portales del empleado, etc., etc. que han acabado en fracaso...que los hay ¿verdad?

Si estás pensando en un helpdesk basado en SharePoint te interesa revisar el webminar de HelpShare

[PROMO]
En este webminar (de 48') se presenta el acelerador para construir sistemas de helpdesk o ticketing basados en SharePoint "HelpShare":

La gobernanza de una Intranet sobre SharePoint

Mucho se ha escrito sobre las buenas prácticas, soluciones, ideas, usos, técnicas, gestión del cambio, etc., etc. de una solución típica de Intranet o Extranet basada en SharePoint, pero poco de cómo controlar, auditar y asegurar su buen uso y valor organizacional.

Nos referimos a tener indicadores que nos midan cuál es el cumplimiento de objetivos de la Intranet una vez implantada (como pate de la Gobernanza de IT), o simplificando mucho, cuál es el uso y aprovechamiento de la plataforma una vez en producción dentro de una organización.

El objetivo del CIO (y de la consultora que le asesora) debería ser el monitorizar y gestionar las diversas variables de la plataforma que de alguna manera nos permiten medir el ROI de la solución, su estado de salud y su evolución.

Resumen de mejoras de SharePoint 2013

Son muchos los webparts y análisis que están surgiendo sobre las aportaciones, cambios y mejoras de SharePoint respecto a versiones anteriores.

Un Cuadro de Mando Integral para el área de Operaciones con SharePoint y PowerPivot

El papel de SharePoint en el mundo del CMI (cuadro de mando integral) puede ser clave dando soporte nativo a herramientas como PerformancePoint (como en el CMI hospitalario CUIDISS) o bien auxiliar, dando soporte a la publicación, distribución segura y dirigida, y a la actualización desatendida, de otros componentes (como los Excel Services con PowerPivot como middleware ágil para recopilar y procesar los datos).

En el ejemplo de la presentación de este post, podemos apreciar el uso extensivo que se hace de los Excel Services sobre SharePoint y la explotación de los datos desde PowerPivot presentados desde Excel como páginas web muy dinámicas e interactivas con el usuario.

Un CMI para el área de operaciones de una empresa de servcios avanzados y/o proyectos, ágil, pero a la vez muy potente:

Aprovechar los Visio Services sobre SharePoint 2010

Seguro que te has preguntado más de una vez para qué pueden servir los Visio Services que tienes disponibles en tu SharePoint 2010 (en la versión Enterprise).

Este ejemplo puede ilustrar un uso muy valioso para el equipo de dirección, organización o calidad de cualquier empresa. Se trata de usar los Visio Services de SharePoint 2010 ent como: