Algunos ejemplos de posible utilización de la plataforma como foro avanzado (que no es lo mismo que como red social corporativa) pueden ser:
- Foros de Innovación donde realizar propuestas e ideas que pueden y deben contribuir a la mejora continúa.
- Organizaciones que requieran un sistema de conversación abierto, pèro estructurado.
- Foros de dudas de diferente naturaleza donde plantear preguntas que el resto de usuarios pueden contestar de forma colaborativa (ej.: http://stackoverflow.com/).
- Comités donde compartir conocimiento y su respectivo feedback.
- Gestión activa y social de preguntas y respuestas.
- Sistemas de gestión de conocimiento donde compartir conocimiento que puede ser retroalimentado y puntuado.
- Buzones de sugerencias donde los usuarios de cualquier perfil puedan dejar sus sugerencias que a su vez podrán ser respondidas y valoradas.
- ...
La amarga reflexión es que, en nuestra experiencia, aunque estos foros pretenden ser distribuidos, autónomos y no moderados, suele ocurrir que...
- O alcanzan una masa crítica o no suelen ser interesantes para que los usuarios acudan a éste foro con la confianza de encontrar respuestas o escucha a sus propuestas.
- Necesitan de dinamización y masa crítica.
- Los usuarios no conocen out-of-the-box o por generación espontánea las normas de uso y buenas prácticas.
- Necesitan liderazgo y formación.
- La no mediación puede traer rozamientos y malos modos, muy negativos para la organización.
- Necesitan moderación
- Como todo sistema empresarial de información, tiende a generar valor en unos ámbitos y quedar olvidados en otros, generando cierta perversión o desequilibrio de uso a lo largo del tiempo
- El sistema debe ser controlado y medido para incidir en las buenas prácticas y solventar sus deficiencias o desviaciones en el uso.
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Algunas funcionalidades típicas que le pediremos a este foro avanzado sobre SharePoint son:
- Preguntas o propuestas etiquetadas según temática.
- Posibilidad de responder a las propuestas
- Validación de respuesta por autor de propuesta.
- Capacidad de voto positivo o negativo a las preguntas.
- Elementos de identificación de autoría y sello de tiempo.
- Paginación en todas las pantallas.
- Medición de visitas por pregunta.
- Filtrado de propuestas relacionadas gracias a la clasificación del contenido por etiquetado.
- Ordenación de respuestas por diferentes criterios.
- Sistema proactivo e inteligente en la búsqueda de propuestas relacionadas o similares
- Respuestas con voto.
- Página principal mostrando las propuestas y permitiendo filtrado según diferentes criterios
- Rápida valoración de la repercusión de las propuestas gracias a la visibilidad de los votos, respuestas y visitas
- Elemento de identificación y filtrado de las temáticas más utilizadas para las propuestas
- Elemento de identificación de usuarios más reputados o activos.
- Búsqueda semántica e inteligente que permite buscar en diferentes elementos de las propuestas:
- Título de la propuesta
- Cuerpo de la propuesta
- Etiquetas tematización
- Ordenación de los resultados de búsqueda según diferentes criterios
- Identificación y filtrado de las temáticas más utilizadas según la búsqueda realizada.
- Identificación y filtrado de usuarios que más han contribuido a los resultados de la búsqueda realizada.
- Editor de texto enriquecido para introducir propuestas y respuestas con formato rico
- Capacidad de incluir imágenes tanto en propuestas como en respuestas.
- Etiquetado con recomendaciones de temáticas ya utilizadas
- Sistema proactivo que permite saber si se han introducido propuestas similares antes de ser introducidas reduciendo duplicidad de conocimiento
- Agilidad y facilidad en el proceso de introducción de nuevas propuestas o emprendimiento de conversaciones.
- Reputación de usuario calculada en base a las valoraciones de otros usuarios a las propuestas y contribuciones al sistema
- Página de perfil de cada usuario con diferentes indicadores que permiten medir de forma simple y clara su aportación al sistema
- Acceso a las propuestas o respuestas planteadas por el usuario desde su perfil y con capacidad de ordenación según diferentes criterios
- Visibilidad de los votos realizados de forma general por el usuario
- Visualización de las temáticas o etiquetas más utilizadas por el usuario.
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Lo cierto es que muchas de las necesidades anteriores, SharePoint "a pelo", no las podría resolver directamente. Necesitamos productos, paquetes o aceleradores para llegar un paso más lejos.
Algunas buenas soluciones del mercado, de foros avanzados, resuelto con SharePoint son:
- http://www.gobeezy.com (aunque es más una conversación social en las organizaciones)
- http://www.foro-sharepoint.es
- http://www.piupoint.com/es (aunque es más una conversación social en las organizaciones)
- http://www.sharepoint-questions.com
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