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En mi opinión, SharePoint es una excelente plataforma para dar soporte a los proyectos, sobre todo desde la perspectiva de gestión documental y colaborativa, pero NO es una plataforma de EPM (Enterprise Project Management).
Un lugar donde hablar menos de tecnología, y más de cómo sacarle partido a SharePoint, Office365 y Yammer en las empresas.
SharePoint es una buena plataforma para dar soporte a los proyectos, pero no es un EPM
A lo largo de los últimos 8 años me he encontrado múltiples veces la tentación de querer utilizar SharePoint como un sistema para gestionar proyectos.
En mi opinión, SharePoint es una excelente plataforma para dar soporte a los proyectos, sobre todo desde la perspectiva de gestión documental y colaborativa, pero NO es una plataforma de EPM (Enterprise Project Management).
En mi opinión, SharePoint es una excelente plataforma para dar soporte a los proyectos, sobre todo desde la perspectiva de gestión documental y colaborativa, pero NO es una plataforma de EPM (Enterprise Project Management).
La revolución Social Enterprise
Llamamos Social Enterprise al nuevo modelo de relaciones, tecnologías y procesos en la empresa, que hacen hincapié en la colaboración y comunicación entre las personas y equipos, dentro y fuera de la organización, como catalizador y mejora de su competitividad, innovación y adaptación a sus mercados.
Compartir elementos corporativos mediante SharePoint con clientes, proveedores y usuarios externos
Si se trata de compartir ficheros y carpetas corporativas con el mundo, de forma integrada y segura, de forma conectada con tu red corporativa y tu propio equipo, seguramente una de las mejores alternativas actualmente es Skydrive Pro.
[Sí, se trata de un DropBox, pero corporativo (y eso no es lo mismo...)]
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| Sistema de ficheros compartido e integrado con Office y tu sistema operativo |
Pero, ¿qué pasa si el cliente no quiere una solución en nube pública (léase en Office365)?
Materiales sobre gobernanza para SharePoint
Claves de la gobernanza sobre SharePoint
- Proteger ante amenazas de seguridad y garantizar cumplimiento de políticas
- Simplificar la implementación
- Reducir el TCO y maximizar ROI
- Alinear y lograr objetivos de negocio
- Evitar sorpresas en rendimiento y escalabilidad
Tiene sentido preocuparse de la Gobernanza de SharePoint
Gobernabilidad
Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales.
Gobernanza de SharePoint es el alineamiento de esta plataforma o solución con la estrategia del negocio. Hereda las metas y la estrategia a todos los departamentos de la empresa, y proporciona el mejor uso del producto y de sus estructuras organizativas para alcanzarlas.
Saber cómo de importante es para nosotros el aplicar adecuadamente todo lo concerniente a la Gobernabilidad de SharePoint es tan fácil como hacerse las siguientes preguntas:
Es el conjunto de directivas, roles, responsabilidades y procesos que guían, dirigen y controlan la forma en que las divisiones de negocio y equipos de TI de una organización cooperan para lograr los objetivos empresariales.
Gobernanza de SharePoint es el alineamiento de esta plataforma o solución con la estrategia del negocio. Hereda las metas y la estrategia a todos los departamentos de la empresa, y proporciona el mejor uso del producto y de sus estructuras organizativas para alcanzarlas.
Saber cómo de importante es para nosotros el aplicar adecuadamente todo lo concerniente a la Gobernabilidad de SharePoint es tan fácil como hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Monitorizamos periódicamente el uso, consumo y aprovechamiento de la plataforma identificando y previendo riesgos y problemas?
- ¿Se revisan y actualizan las políticas proactivamente basándonos en datos de uso y necesidades de negocio?
- ¿Los usuarios de negocio tienen asegurada la protección de los datos, y el modelo de seguridad es conocido y se cumple?
- ¿Los acuerdos de Nivel de Servicios se encuentran definidos, el rendimiento de la plataforma es aceptable y cualquier código personalizado está probado?
- ¿Los sitios se crean utilizando plantillas de sitios?
- ¿El crecimiento de la granja de servidores (almacenamiento y servidores) es predecible?
- ¿Tenemos la certeza de estar cumpliendo políticas de seguridad, protección y salvaguarda?
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SharePoint como contenedor de otras soluciones de negocio.
Si bien sabemos que SharePoint puede ser utilizado para un sin fin de soluciones de negocio (léase este blog como prueba de ello), uno de los usos más potentes de SharePoint es simplemente (o no tan simplemente) como contenedor de otras soluciones...
...y eso es gracias al aprovechamiento de su gran abanico de frameworks, tecnologías, servicios y herramientas disponibles en esta plataforma.
...y eso es gracias al aprovechamiento de su gran abanico de frameworks, tecnologías, servicios y herramientas disponibles en esta plataforma.
Yammeriza tu empresa y saborea el social enterprise
En ENCAMINA somos heavy users de Yammer desde hace 9 años...Y tenemos una excelente historia que contar, que cualquier empresa puede aprovechar:
Yammeriza tu empresa y saborea el social Enterprise.
Pon tu cuadro de mandos en SharePoint
Últimamente estamos asistiendo a una democratización de la Inteligencia de Negocio (BI o Business Intelligence).
Con herramientas como PowerPivot sobre Excel tenemos más control y acceso a la información de lo que nunca habíamos soñado los usuarios. Si además tenemos a SQL Server como plataforma de base para nuestro BI, la potencia es ilimitada, en tiempos y costes muy aquilatados.
SharePoint como foro avanzado para la innovación y el debate
Una de las aplicaciones (acertadamente) atribuidas a SharePoint como solución de negocio es esa en la que ser capaz de gestionar procesos de debate, innovación o reflexión dentro de la empresa (es decir, como foro avanzado).
Algunos ejemplos de posible utilización de la plataforma como foro avanzado (que no es lo mismo que como red social corporativa) pueden ser:
La amarga reflexión es que, en nuestra experiencia, aunque estos foros pretenden ser distribuidos, autónomos y no moderados, suele ocurrir que...
Algunos ejemplos de posible utilización de la plataforma como foro avanzado (que no es lo mismo que como red social corporativa) pueden ser:
- Foros de Innovación donde realizar propuestas e ideas que pueden y deben contribuir a la mejora continúa.
- Organizaciones que requieran un sistema de conversación abierto, pèro estructurado.
- Foros de dudas de diferente naturaleza donde plantear preguntas que el resto de usuarios pueden contestar de forma colaborativa (ej.: http://stackoverflow.com/).
- Comités donde compartir conocimiento y su respectivo feedback.
- Gestión activa y social de preguntas y respuestas.
- Sistemas de gestión de conocimiento donde compartir conocimiento que puede ser retroalimentado y puntuado.
- Buzones de sugerencias donde los usuarios de cualquier perfil puedan dejar sus sugerencias que a su vez podrán ser respondidas y valoradas.
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La amarga reflexión es que, en nuestra experiencia, aunque estos foros pretenden ser distribuidos, autónomos y no moderados, suele ocurrir que...
Un eHealth Framework basado en SharePoint y las tecnologías Microsoft
Un hospital es una organización muy compleja, por sus procesos, por su tecnología, por su heterogeneidad de sistemas y ámbitos funcionales dentro de ella, por lo crítico y sensible de sus servicios, etc., etc.
Sin embargo, por muy especial que sea, tiene necesidades de productividad, eficiencia, alineamiento estratégico, soporte a la decisión, automatización de procesos, colaboración y gestión del conocimiento muy similares a cualquier mediana o gran organización, de cualquier ámbito.
Sin embargo, por muy especial que sea, tiene necesidades de productividad, eficiencia, alineamiento estratégico, soporte a la decisión, automatización de procesos, colaboración y gestión del conocimiento muy similares a cualquier mediana o gran organización, de cualquier ámbito.
Me he gastado miles de euritos en mi intranet ¿la estamos utilizando?
Siguiendo con el tema de la Gobernanza de SharePoint, en el caso típico de una Intranet (es decir, todo el control, auditoría, provisión, mejoras y automatizacin de la administración de la Intranet), conviene hacer uso de herramientas como DocAve 6 SP1 Reporting Center(pdf, 1.170KB).
La Gestión de la Calidad sobre SharePoint es una decisión óptima
Una Gestión de Calidad, típica como la que podría ser la de un referencial como la ISO9000, requiere de gestionar documentación, versiones, procesos de aprobación, estados de registros, revisiones, etc.
Es decir, un puro mundo ECM, BPM y BI... aquello en lo que SharePoint es la mejor opción.
Tradicionalmente (¡hace mucho!) la plataforma Notes ( Lotu Notes) resolvía este tipo de necesidades, pero desde hace años las consultoras como ENCAMINA utilizan todo el magnífico framework funcional y técnico de SharePoint para construir soluciones de Gestión de Calidad ad-hoc, con toda la potencia soñada.
Es decir, un puro mundo ECM, BPM y BI... aquello en lo que SharePoint es la mejor opción.
Tradicionalmente (¡hace mucho!) la plataforma Notes ( Lotu Notes) resolvía este tipo de necesidades, pero desde hace años las consultoras como ENCAMINA utilizan todo el magnífico framework funcional y técnico de SharePoint para construir soluciones de Gestión de Calidad ad-hoc, con toda la potencia soñada.
¿Quién mató a la intranet?
Dejemos de ser optimistas y apasionados por un momento y reflexionemos un poco sobre esos proyectos de gestión del conocimiento, intranets corporativas, portales del empleado, etc., etc. que han acabado en fracaso...que los hay ¿verdad?
Si estás pensando en un helpdesk basado en SharePoint te interesa revisar el webminar de HelpShare
La gobernanza de una Intranet sobre SharePoint
Mucho se ha escrito sobre las buenas prácticas, soluciones, ideas, usos, técnicas, gestión del cambio, etc., etc. de una solución típica de Intranet o Extranet basada en SharePoint, pero poco de cómo controlar, auditar y asegurar su buen uso y valor organizacional.
Nos referimos a tener indicadores que nos midan cuál es el cumplimiento de objetivos de la Intranet una vez implantada (como pate de la Gobernanza de IT), o simplificando mucho, cuál es el uso y aprovechamiento de la plataforma una vez en producción dentro de una organización.
El objetivo del CIO (y de la consultora que le asesora) debería ser el monitorizar y gestionar las diversas variables de la plataforma que de alguna manera nos permiten medir el ROI de la solución, su estado de salud y su evolución.
Nos referimos a tener indicadores que nos midan cuál es el cumplimiento de objetivos de la Intranet una vez implantada (como pate de la Gobernanza de IT), o simplificando mucho, cuál es el uso y aprovechamiento de la plataforma una vez en producción dentro de una organización.
El objetivo del CIO (y de la consultora que le asesora) debería ser el monitorizar y gestionar las diversas variables de la plataforma que de alguna manera nos permiten medir el ROI de la solución, su estado de salud y su evolución.
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