SharePoint es una buena plataforma para dar soporte a los proyectos, pero no es un EPM

A lo largo de los últimos 8 años me he encontrado múltiples veces la tentación de querer utilizar SharePoint como un sistema para gestionar proyectos.



Gestión de proyectos con SharePoint


En mi opinión, SharePoint es una excelente plataforma para dar soporte a los proyectos, sobre todo desde la perspectiva de gestión documental y colaborativa, pero NO es una plataforma de EPM (Enterprise Project Management).

Tal como se muestra en las siguientes figuras, SharePoint es una potente plataforma para listar tareas, asignarlas a un responsable, acotarlas en fechas, ponerles estados, valorarlas, etc....incluso hasta representarlas gráficamente:


También es un potente gestor de la documentación asociada al proyecto como muestra la siguiente imagen:





















Y por supuesto SharePoint es una excelente plataforma para gestiona proyectos como sites o entidades dentro de un site, con sus contactos asignados, hitos, agendas, estados, indicadores, etc., etc.




Pero no confundir con un EPM, porque un EPM es Project Server, y con SharePoint estamos muy lejos de lograr lo mismo.
Por ejemplo, de las cosas típicas de un EPM que no se pueden hacer con SharePoint, podemos citar:
  •  Gestionar costes de los recursos teóricos y aplicados en cada proyecto, durante todo su ciclo de vida.
  • Gestionar la planificación en función de la definición de las tareas, su vinculación y el devenir del avance real y reportado de las tareas.
  • Gestionar el triángulo “duración-esfuerzo-% recursos dedicados” de forma interdependiente entre las variables.
  • Gestionar el polígono “% de avance-esfuerzos reportados-horas previstas-fecha fin” de forma interdependiente entre las variables.
  • Obtener diagramas de Gantt interactivos, donde yo pueda adelantar o retrasar tareas, vincular tareas, extender o comprimir tareas, etc. y que todo el planning se mueva en consecuencia.
  • Trabajar con parrillas de reporte diario-semanal para todas las tareas de diferentes proyectos de cada usuario integradas en una sola pantalla.
  • Gestionar alarmas e incumplimientos de hitos en función del reporte de los usuarios.
  • No podemos trabajar con líneas base (previsiones originales o en determinadas fechas del plan) que quedan congeladas para hacer comparativas de lo real versus lo planificado.
  • Reglas de negocio automatizadas para aprobación de reportes, ajustes de esfuerzos, delegación de usuarios y responsabilidades, etc.
  • …y mucho más

Conclusión

Al rey lo que es del rey, y si quieres un EPM de verdad, ahí tienes Microsoft Project y toda su familia de productos.
Si lo que quieres es gestionar expedientes, sites de proyecto, comités, sites de colaboración, etc. entonces SharePoint es la herramienta adecuada.
... ¿No crees?





2 comentarios :

  1. Estoy completamente de acuerdo contigo. Hay una pregunta que quisiera hacerte al hilo de este tema: para proyectos en los que se mantienen las necesidades de Project Server pero los recursos no permiten llevar un control tan exhaustivo ¿qué recomiendas?. No conozco Project Server, he usado en ocasiones MS Project y acabo axfisiado porque no hay tiempo para actualizarlo adecuadamente y las necesidades del negocio se imponen.
    Un saludo,
    Emilio

    ResponderEliminar
  2. Pues me temo que si quieres tener control de tu proyecto, de tus costes, de tus avances, de tu camino crítico, de tu planificación, de tus recursos,de sus reports, etc., etc. necesitas Project, necesitas una metodología firme de trabajo y necesitas rutina y dedicación para llevarla acabo tú y tus colaboradores.
    La única buena noticia que puedo dar es que ya existe una versión on-line de Project (http://office.microsoft.com/en-us/project-server-help/get-started-with-project-online-HA102858793.aspx#_Step_1:_Sign) y que el riesgo de probar con un piloto y con un equipo pequeño es mucho menor.

    ResponderEliminar

Nota: solo los miembros de este blog pueden publicar comentarios.