Las herramientas digitales hoy abren un sinfín de posibilidades que las empresas y organizaciones deben aprovechar, pero ¿cuáles son y cómo?...
SharePoint es una excepcional plataforma para articular y vertebrar gran parte de esa comunicación dirigida hacia el cliente interno, aunque no necesariamente todas las utilidades utilizadas estén basadas en esta tecnología.
He aquí un listado de ideas y soluciones para impulsar la comunicación hacia el cliente interno:
(la empresa habla y los demás escuchan)
Publicación y suscripción a canales de comunicaciones corporativas, como pueden ser típicamente las noticias de la empresa que un responsable se encarga de actualizar (se trata de una simple lista de SharePoint con un poco de formato).
También es habitual la celda de notas de prensa, o recortes de prensa para recopilar, centralizar y comunicar hacia dentro las apariciones de la empresa en los medios (se trata de una simple lista o una biblioteca de documentos de SharePoint con un poco de formato).
Lo mismo para archivar y distribuir las fotos y videos de lo que ocurre al rededor de la organización, y un adecuado juego de preguntas y respuestas (FAQ) sobre temas organizativos (ej.: a quién le pido qué, cómo comunico qué, dónde está tal cosa, cómo se hace esto...)
Poner al alcance de todos las últimas versiones de documentos, plantillas de presentaciones corporativas o de producto y las presentaciones en si mismas también podría considerarse un mecanismo de comunicación interna, y de nuevo tan solo se trata de una buena implementación de una o más bibliotecas de documentos bien configuradas y adecuadas estéticamente.
Esta es una preocupación típica de los responsables de comunicación y relaciones públicas de las empresas. Este departamento necesita dentro de SharePoint como un sitio de Marca. Algo como lo que muestran los siguientes ejemplos:
Los boletines internos (donde se cuenta lo que pasa, va a pasar y/o debería pasar en la empresa) son otra potente forma de comunicación vertical descendente, y cuando la organización tiene cierto volumen conviene automatizar su distribución con herramientas de email marketing como CRM.IMPACTO.
Un ejemplo de boletín interno automatizado desde Dynamics CRM y CRM.IMPACTO es como el que se muestra en la figura:
Otra potente herramienta de comunicación vertical descendente, pero con una componente de bidireccionalidad muy positiva, son los blogs corporativos, como el que muestra la siguiente imagen:
El objetivo de estos blogs corporativos es que personas de la orgaanización hablen como personas, con personas, pero asumiendo la responsabilidad de su representación de la empresa en la que lideran de alguna forma.
SharePoint 2010 podría ser el soporte para dichos blogs o bien ser un resumen (de tipo "¿qué está pasando?") de esos blogs, como muestra la siguiente imagen:
Otra herramienta de comunicación corporativa válida tanto hacia fuera como hacia el cliente interno es trasladar contra más mejor en formato vídeo. Además de las propias features multimedia de SharePoint 2010, ENCAMINA dispone de una fabulosa integración entre el canal youtube y SharePoint.
Comunicación vertical ascendente
(el cliente interno habla y la empresa escucha)
SharePoint tiene múltiples herramientas para escuchar a las personas, como pueden ser un buzón de sugerencias estructurado y con procesos de gestión (alta-delegación-responsable-gestión-comunicación continua al sugerente, Mis sugerencias, etc.):
También las encuestas a la organización desde la intranet basada en SharePoint son una útil herramienta:
También lo son los foros (de SharePoint) si habitualmente son contestados por alguien del staff de la empresa o los propios comentarios del cliente interno alojados como respuestas a las entradas en los blogs corporativos.
Comunicación horizontal
(todos hablan y todos escuchan)
Cualquier Arquitectura de Información con la que se diseñe una intranet probablemente incluye elementos de comunicación horizontal (como puede ser una colección de sitios de la que penden un site por cada proyecto, o un site por cada producto, etc. en el que varias personas colaboran y comparten), pero específicamente un webpart que alimente cada departamento o área funcional y que se agregue al resto a modo de comunicación transversal es sin duda una utilidad de comunicación horizontal.
A esta funcionalidad nos gusta llamarla píldoras de información, y no es más que una lista de SharePoint bien conformada y un procedimiento de trabajo dentro de la organización que las eniquezca.
Una de las herramientas más impactantes a nivel de comunicación horizontal es el micro blogging interno, donde se generan diferentes grupos o temáticas en una especie de twitter corporarivo. La gente cuenta en lo que está trabajando, si es que ello enriquece a los demás, y da la URL y detalles justos para que los demás puedan abosrver esa información o ese conocimiento. Esta solución puede dseñarse desde la herramienta de microblogging de SharePoint o bien con utilidades especializadas del mercad, como Yammer.
La versión de pago de Yammer ofrece intgración con SharePoint 2010:
Yammer es muy dinámico y accesible por su adaptación a cualquier plataforma móvil.
Comunicación de dentro a fuera
(la organzización habla, los clientes escuchan)
Pensando en las organizaciones que disponen del potencial de una Intranet y un portal corporativo montados sobre SharePoint y la solución CRM.impacto para MS Dynamics CRM, ENCAMINA ha generado una serie de desarrollos a medida que integran todas estas plataformas y ayudan a sacarles el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo: Se trata de que lo que está dentro de la organización (los eventos, las noticias, el conocimiento, los anuncios, etc.) le llegue a los clientes de forma ágil y estructurada a modo de contenidos en el portal web, newsletters, circulares, etc: Integración total entre Intranet y Portal corporativo en SharePoint con MS Dynamics CRM
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