Integrar en Dynamics CRM la gestión documental del proceso comercial

Cualquiera que sepa del proceso comercial en el mundo B2B sabrá que asociado a una oportunidad u oferta comercial suele haber un ciclo de generación e intercambio de documentación con el cliente en forma típicamente de ofertas, contratos y anexos.



Desde el área de negocio es imprescindible tener control de las versiones últimas y válidas de cada oferta, tener su estado actualizado en tiempo real así como bien identificadas y cualificadas, tenerlas bien vinculadas bidereccionalmente, y además tener una visión de la actividad documental del área...y todo eso evitando que el valioso tiempo de los comerciales se pierda en la gestión administrativa y burocrática de la información.

La solución lograda por ENCAMINA integrando la gestión comercial sobre Dynamics CRM con la gestión documental de SharePoint 2010 logra el aprovechamiento absoluto de toda la información que hay en cada sistema en el otro sin que ningún comercial tenga que hacer una misma tarea de reporte 2 veces.

Tan solo hay que elegir un documento desde el formulario de Oportunidad de CRM


Y con tan solo esa acción (y contando con toda la información que contiene la Oportunidad y la propia preexistente en la biblioteca destino de SharePoint) el documento llega perfectamente cualificado a su archico de destino.



Con datos como:
  • Nombre: nombre del archivo.
  • Título: nombre del archivo sin la extensión.
  • Tipología: Según la seleccionada al subirlo desde la oportunidad de CRM. Cabe la posibilidad de modificar el tipo de documento.
  • Relevante: Si es o no relevante para su uso y seguimiento posterior. Cargado por defecto desde CRM.
  • Obsoleto: Este campo sirve, únicamente, para saber cuando un documento oferta/contrato asociado a una oportunidad ha sido sobreescrito, por una nueva versión o nuevo contrato. Por lo que el sistema automáticamente lo cambia a obsoleto.
  • Oportunidad_CRM: Obtiene el código clave de la oportunidad.
  • Estado_CRM: Se carga de CRM el estado en el que se encuentra la oportunidad.

Este campo se actualiza automáticamente desde CRM, al modificar la Oportunidad, vía workflow de CRM  llamada al web service de SharePoint 2010.

  • ÚltimaActividad_CRM: Automático. Indica la fecha de la última actividad asociada a la oportunidad.
  • Cliente_CRM: URL de la Cuenta asociada a la oportunidad.
  • Contacto_CRM: URL del Contacto asociado a la oportunidad, en este caso, si no hay contacto asociado directamente a la oportunidad, tomará el valor del contacto principal de la cuenta.
  • Creado por CRM: Automático. Propietario de la oportunidad de CRM.
  • Modificado por CRM: Automático. Usuario que ha realizado la última modificación.
  • Oportunidad: URL a la ficha de la oportunidad en CRM.

Cuenta
Además de poder acceder a la vista de SharePoint 2010 desde la oportunidad, desde la propia cuenta también se puede ver la misma vista, como se muestra en la siguiente imagen. Desde la pestaña SharePoint 2010 del apartado información de la cuenta:




Panel
En SharePoint lo que deseamos ver desde Ventas no es una simple biblioteca documental sino un panel de acceso a la información con diferentes celdas que nos aproximen los documentos recientes (los míos y los del área), los documentos más activos o versionados (los míos y los del área), los más relevantes  (los míos y los del área), etc.
Ventajas
  • Todo el proceso se puede gestionar íntegramente desde CRM y los elementos de la biblioteca de documentos de SharePoint 2010 se actualizan automáticamente.
  • Con subir un documento a la Oportunidad en CRM todo lo demás lo hace el sistema y su inteligencia programada.
  • Los documentos en SharePoint 2010 tendrán hipervínculos directos a CRM y el acceso entre ambos sistemas será a un click.
  • El panel de mandos de la biblioteca de documentos comerciales muestra de un vistazo la actividad comercial desde la perspectiva documental (tanto de mi persona como del departamento entero).

Beneficios
  • La información está perfectamente referenciada e integrada
  • Ahorro de tiempos y costes en proceso administrativos y burocracia
  • Mayor control gracias a las alertas personalizadas sobre los cambios en el Offering tanto por la parte CRM como por la parte SharePoint
  • Agilidad y usabilidad en el manejo de las herramientas de Offering 

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