Sistema aprobación de facturas con Nintex sobre SharePoint

Una de las tareas más habituales dentro de una organización es la de ser capaces de gestionar y monitorizar los distintos documentos que se pasan de mano en mano dentro de ella.
SharePonit + Nintex WorkFlow es la combinación perfecta para gestionar los procesos dentro de una empresa que manejan papel, procedimeintos y validaciones de todo tipo, pues permite realizar estas tareas creando tanto flujos sencillos del estilo al que podemos ver en este artículo, hasta procesos de mayor complejidad adaptándose a las necesidades de cada usuario.





Ejemplo de aprobación de factura
Este es el caso de típico en el cual un usuario del departamento de compras escanea y sube una factura a la biblioteca de documentos: Esta factura tiene una serie de metadatos entre los cuales, por ejemplo, tendríamos el departamento al que pertenece el gasto:

Dependiento del departamento al que pertenece el documento se manda un correo al responsable del mismo y el sistema se queda a la espera de que este responsable asignado por el sistema apruebe el documento.

Para este ejemplo el WorkFlow consulta en una lista de SharePoint el responsable. En otro caso, por ejemplo, se puede llevar a una consulta al AD (Active Directory) o a un servicio implementado a medida.
Una vez localizado el responsable, se lanzará un correo personalizado que informe de que el documento está pendiente de aprobar o rechazar, con información que facilite la toma de decisión en ese mismo correo.
El WorfFlow deja el documento en un estado pendiente de aceptación o cancelación y para ambos casos se mandará un mensaje personalizado al usuario que dío de alta el documento y a su responsable.

Lo habitual será que una vez aprobado el documento este acabe integrado en el ERP de turno, muy probablemente mediante un web service  de integración con el módulo de cuentas a pagar.


Obviamente, este es un ejemplo muy sencillo, que con toda seguridad se deberá ir ampliando en funcionalidad e integración con otros subsistema.
Por ejemplo, lo habitual es que en función del importe de la factura o albarán el workflow discurra por un camino más corto (con menos aprobadores) u otro más largo que puede llegar incluso a parar automáticamente el proceso por ser una excepción. También hemos comprobado que un paso de Lazy Approval  se agradece mucho por los supervisores que andan cargados con tanta validación.
Por otro lado, la inteligencia de negocio embebida en el workflow en función de los metadatos suele también ahorrar costes (ej.: aprobaciones directas de gatos periódicos o gastos que siguen patrones, etc.) y se valora mucho también el control y auditoría del proceso, con indicadores de desempeño de todos los implicados.
Tanto un proceso sencillo como otros mucho más complicados serán viables hacer gracias a la gran flexibilidad y riqueza funcionjal que nos permite Nintex WorkFlow en combinación con SharePoint.

No hay comentarios :

Publicar un comentario

Nota: solo los miembros de este blog pueden publicar comentarios.