En este post, exploraremos cómo el archivado automático en SharePoint Online, apoyado por la solución inteligente de GADA-i, puede ser un cambio de juego para su empresa.
¿Qué es el Archivado Automático?
El archivado automático implica la utilización de reglas de archivado que operan en sistemas como Azure para mover documentos automáticamente. Esto se hace según criterios preestablecidos, como la antigüedad del documento, la frecuencia de acceso, entre otros.
Beneficios Clave del Archivado Automático
- Reducción de Costos: Al archivar documentos inactivos, se reduce la necesidad de espacio de almacenamiento extra lo que lleva a un significativo ahorro de costes.
- Mejora del Rendimiento: Archivar documentos no esenciales para las operaciones diarias mejora la velocidad y el rendimiento de los sistemas.
- Acceso y Recuperación Eficientes: Los documentos archivados siguen siendo accesibles, pero su almacenamiento no interfiere con las operaciones diarias.
El Papel de GADA-i en la Optimización de SharePoint
GADA-i es una solución inteligente que facilita el archivado automático en SharePoint. Proporciona un enfoque personalizado para la gestión de documentos, asegurando que el archivado se realice de manera eficiente y sin interrumpir el flujo de trabajo del usuario.
¿Cómo funciona el archivado automático en SharePoint Online?
El archivado automático en SharePoint Online se realiza mediante reglas de archivado que se ejecutan en Azure y mueven los documentos automáticamente.
GADA-i mejora las funcionalidades de SharePoint Online al proporcionar una integración nativa, archivado de documentos, búsqueda mejorada y archivado masivo. Con GADA-i, el buscador de SharePoint Online puede encontrar documentos de SharePoint y archivados en GADA-i, mejorando el rendimiento y la eficiencia en la búsqueda de archivos.
¿Cómo ayuda GADA-i a las empresas a ahorrar costes de extrafiles de SharePoint?
GADA-i se integra con SharePoint Online para ampliar y mejorar las capacidades de archivado de SharePoint, dotándole de una extensión para archivar documentos en los que no se necesita colaborar. Al optimizar el almacenamiento y la gestión de documentos, tu empresa reducirá significativamente los costes asociados. Además, GADA-i libera espacio en SharePoint Online al trasladar documentos no colaborativos al repositorio de segundo nivel de GADA-i.
Mantiene la misma interfaz para el usuario
La integración nativa permite la interacción directa con GADA-i sin afectar las personalizaciones o desarrollos actuales de SharePoint. Al archivar un archivo, el nombre del archivo y las funcionalidades de SharePoint permanecen iguales, simplemente haga clic en el enlace para acceder al archivo. Con GADA-i, los usuarios de SharePoint no experimentan ningún cambio en su manera de trabajar, pueden hacerlo de la misma manera que lo hacían.
Hacia un Futuro de Eficiencia y Ahorro en SharePoint
El archivado automático en SharePoint Online, potenciado por GADA-i, representa una oportunidad para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y reducir costos. Al adoptar esta tecnología, su empresa no solo ahorra en almacenamiento y mejora el rendimiento de SharePoint, sino que también se alinea con las mejores prácticas de gestión de documentos en la era digital.
Si quieres conocer más sobre GADA-i visítanos en: www.GADA-i.com
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