Que el fin de soporte de SharePoint 2013​ no te pille por sorpresa​

 

¡Atención! se acerca el fin de soporte de Microsoft para SharePoint 2013 y en ENCAMINA queremos guiarte para que valores todas tus opciones y que elijas la que mejor se adapte a tu negocio 😅

Actualmente algunos de nuestros clientes están en SharePoint 2013, y dado que en abril de 2023 Microsoft dejará de darles soporte, necesitan conocer las alternativas de moverse a una nueva versión, ya sea SharePoint 2019, SharePoint Suscription Edition o bien la versión de SharePoint Online. Necesitan saber cómo mantener todo lo que tienen dentro de SharePoint (infraestructura de gestión documental, aplicaciones, procesos de negocio, etc.) para seguir teniendo soporte.

¿Cómo afectará a las empresas el fin de soporte por parte de Microsoft?


El hecho de no estar actualizados a una nueva versión no supone que nuestro SharePoint vaya a dejar de funcionar, de hecho, la plataforma continuará funcionando, pero:
  • Microsoft no agregará nuevas características al producto
  • Microsoft no dará soporte técnico (si existe algún error en la plataforma y necesitan tener soporte, no se dará)
  • No habrá más actualizaciones de seguridad 

¿Qué opciones tenemos? 


No hay una recomendación única. Es recomendable evaluar el grado de adopción, de uso y de consumo de SharePoint 2013 para valorar cuál es la mejor estrategia para cada compañía. SharePoint Online es la que Microsoft recomienda, pero no en todos los casos es viable en una primera entrega y en muchas ocasiones hay que planificar un roadmap.

Si seguimos en 2013, podremos seguir ejecutando la plataforma en esa versión, pero es muy preocupante que aparezca un agujero de seguridad en una plataforma crítica para la organización, a sabiendas de que ni vamos a tener un parche, ni el fabricante nos va a dar soporte.

La hoja de ruta más común es actualizar. Lo relevante será cómo hacer la migración y cuál será la mejor estrategia para ir a la nueva versión. Las opciones son:

- Migrar a la versión de SharePoint 2019 (OnPremise)
- Migrar a SharePoint Server Suscription (OnPremise)
- Migrar a SharePoint Online

Con las dos primeras opciones se mantiene la infraestructura en el datacenter local (igual que con SharePoint 2013), pero con la última versión de Microsoft. 

SharePoint Server Suscription Edition, es una nueva opción que permite tener una versión lo más parecida y compatible con SharePoint Online, de manera que nos vamos preparando por si en algún momento queremos dar el salto al cloud.

¿Cuándo acudir a SP 2019 y cuándo a SP online? Pros y contras de cada versión 

Una migración o actualización de SharePoint 2013 a SharePoint 2019 tiene como elementos a favor que no existen cambios radicales en cuanto al producto, y pasando por 2016, prácticamente todo es migrable. Todas las aplicaciones personalizadas van a funcionar igual en 2013 que en 2019.

Otro elemento a favor es que se pueden mantener las cargas de trabajo. Si la empresa tiene motores de flujo (con Nintex o SharePoint), pueden continuar de la misma manera. 

En el caso de Online, las soluciones tendrían que llevar un proceso de reconstrucción. Esta es la tendencia y es lo sugerido por Microsoft, pero aún así, hay que analizar cada caso porque el roadmap puede ser más largo con una o con otra opción. 

Estas son algunas de las preguntas que deberíais haceros antes de tomar la decisión de migrar hacia una versión más moderna de SharePoint OnPremise, o migrar a Online:

  • ¿Cuántos desarrollos tenéis OnPremise?
  • ¿Qué uso estáis haciendo de la plataforma?
  • ¿Estáis utilizando servicios que no existen en Online?
  • ¿Estáis pagando ya la licencia de online y no la estáis usando? Puede darse el caso de que la compañía ya tenga contratado un paquete de Microsoft 365 y, en ese caso, ya tendrían incluida la licencia de SharePoint Online. 
  • ¿Puedes seguir manteniendo la infraestructura OnPremise?
  • Si no migráis ¿vais a poder resolver problemas de seguridad y privacidad en el futuro?
  • ¿Cuánto habéis invertido en Onpremise y cuánto vais a tener que volver a invertir en Online?

Caso de uso: cómo dar los primeros pasos en online

En el caso de que, por ejemplo, ya estuvierais pagando un licenciamiento de SharePoint Online, no merecería la pena seguir manteniendo los servidores OnPremise y podríais empezar a montar una infraestructura híbrida.

Plantearíamos una infraestructura en OnPremise conectada a online y empezaríamos a dirigir las cargas de trabajo de algunos usuarios a online. Por ejemplo, empezando a utilizar un modelo de colaboración con Teams, que incluye SharePoint,  mensajería, etc. De esta forma, los usuarios empezarían a mover sus documentos a SP online de una forma "amigable" y cómoda para ellos. 

Este sería un primer paso, hasta que podamos migrar las aplicaciones OnPremise que no son compatibles en online, porque los modelos de desarrollo son totalmente distintos. 

Caso de uso: Mantener OnPremise

Determinados clientes no se plantean migrar a SharePoint Online por temas de privacidad, de I+D, de propiedad intelectual, o por otras circunstancias que les impiden mover sus sistemas y sus documentos fuera de sus servidores. De momento, este caso es compatible con el soporte de Microsoft. 

Desde ENCAMINA os recomendamos ir a SharePoint Online, pero esta es la teoría. Cuando un cliente llega a nosotros y analizamos sus aplicaciones y su SharePoint, siempre buscamos la mejor opción para é/ella, y en ocasiones, la mejor solución es mantenerse OnPremise.

Estrategia de Migración de SP 2013 a Server: SP 2016, 2019 o Suscription


Estrategia de migración de SharePoint 2013 a SharePoint 2016 ó 2019
  1. Assessment. Análisis de las cargas de trabajo en función a los objetivos de la empresa.
  2. Actualizaciones de las colecciones de sitio para poner las bases de datos en compatibilidad 15.
  3. Backup a estas bases de contenido.
  4. Solucionar errores a nivel de las bases SQL.
  5. Restaurar bases de contenido en la granja de SP 2016.
  6. Implementar y aprovisionar servicios.
  7. Crear una aplicación web en la que instalar las soluciones que se van a migrar
  8. Migración de los servicios.
  9. SPContent Database a la nueva granja de SP.
  10. Actualización.
  11. Ya en SP 2016 sacamos los backups de las bases de datos de contenidos y servicios migrables, y hacemos el mismo proceso, esta vez en 2019.
Si la opción es migrar a SharePoint Server Suscription Edition, en este caso no hace falta pasar por SharePoint 2019. Migraríamos a SP 2016, y de aquí directamente a la versión Suscription.

Estrategia de Migración a SharePoint Online

De SharePoint 2013 a SharePoint Online hay muchos cambios que no solo afectan a SharePoint. Cambia la interfaz de usuario y el modelo de colaboración se amplia con herramientas como Teams, Power Platform, Planner, Booking, etc. 

Por este motivo, es necesario que la compañía trace una estrategia sobre qué modelo de colaboración y de adopción va a seguir, cómo se va a construir la intranet, cuáles serán las herramientas de comunicación... 

Con todas esas piezas, en ENCAMINA analizamos la plataforma en OnPremise del cliente, diseñamos la nueva arquitectura y empezamos a migrar todos los contenidos a la nueva infraestructura  y al nuevo modelo de colaboración, siempre ayudando a los usuarios a usarlo y adoptarlo.

Sobre los desarrollos y las personalizaciones que tiene la compañía, hay que valorar lo que puede costar mover esas aplicaciones a Online. El código no es compatible, y aunque se puede llegar a aprovechar algo de la interfaz de usuario, suele ser muy poco. Casi todo va a tener que replantearse fuera de SharePoint, como una Power Platform o como un desarrollo a medida desplegado en Azure. 

¿Qué riesgos asumo si no migro antes de abril de 2013?

Desde el momento en que Microsoft deje de dar el soporte extendido, si hay algún error en la infraestructura local de SharePoint, ni siquiera tendremos la oportunidad de pagar por dicho soporte, pero lo más grave es que ya no habrá actualizaciones de seguridad. 

Eso significa que Microsoft no podrá notificarnos el problema, ni darnos un parche. 

Sabiendo que no habrá más soporte y que podemos tener un problema de seguridad, cada compañía deberá evaluar si vale la pena migrar a SharePoint 2019, a Online, o quedarse en 2013. 

Nosotros en ENCAMINA estamos a vuestra disposición para ayudaros en esta transición, sea cual sea la decisión que toméis 😊 Por cierto, aquí tenéis un webinar en el que hablamos precisamente de todo esto con dos de nuestros expertos👇


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