¿Cuándo migrar de SharePoint 2013 a SharePoint 2019 y cuándo a SharePoint online? Pros y contras de cada versión

 

¡Atención! se acerca el fin de soporte de Microsoft para SharePoint 2013 y en ENCAMINA queremos guiarte para que valores todas tus opciones y que elijas la que mejor se adapte a tu negocio 😅


Una migración o actualización de SharePoint 2013 a SharePoint 2019 tiene como elementos a favor que no existen cambios radicales en cuanto al producto, y pasando por 2016, prácticamente todo es migrable. Todas las aplicaciones personalizadas van a funcionar igual en 2013 que en 2019.

Otro elemento a favor es que se pueden mantener las cargas de trabajo. Si la empresa tiene motores de flujo (con Nintex o SharePoint), pueden continuar de la misma manera. 

En el caso de Online, las soluciones tendrían que llevar un proceso de reconstrucción. Esta es la tendencia y es lo sugerido por Microsoft, pero aún así, hay que analizar cada caso porque el roadmap puede ser más largo con una o con otra opción. 

Estas son algunas de las preguntas que deberíais haceros antes de tomar la decisión de migrar hacia una versión más moderna de SharePoint OnPremise, o migrar a Online:

  • ¿Cuántos desarrollos tenéis OnPremise?
  • ¿Qué uso estáis haciendo de la plataforma?
  • ¿Estáis utilizando servicios que no existen en Online?
  • ¿Estáis pagando ya la licencia de online y no la estáis usando? Puede darse el caso de que la compañía ya tenga contratado un paquete de Microsoft 365 y, en ese caso, ya tendrían incluida la licencia de SharePoint Online. 
  • ¿Puedes seguir manteniendo la infraestructura OnPremise?
  • Si no migráis ¿vais a poder resolver problemas de seguridad y privacidad en el futuro?
  • ¿Cuánto habéis invertido en Onpremise y cuánto vais a tener que volver a invertir en Online?

Caso de uso: cómo dar los primeros pasos en online

En el caso de que, por ejemplo, ya estuvierais pagando un licenciamiento de SharePoint Online, no merecería la pena seguir manteniendo los servidores OnPremise y podríais empezar a montar una infraestructura híbrida.

Plantearíamos una infraestructura en OnPremise conectada a online y empezaríamos a dirigir las cargas de trabajo de algunos usuarios a online. Por ejemplo, empezando a utilizar un modelo de colaboración con Teams, que incluye SharePoint,  mensajería, etc. De esta forma, los usuarios empezarían a mover sus documentos a SharePoint online de una forma "amigable" y cómoda para ellos. 

Este sería un primer paso, hasta que podamos migrar las aplicaciones OnPremise que no son compatibles en online, porque los modelos de desarrollo son totalmente distintos. 

Caso de uso: Mantener OnPremise

Determinados clientes no se plantean migrar a SharePoint Online por temas de privacidad, de I+D, de propiedad intelectual, o por otras circunstancias que les impiden mover sus sistemas y sus documentos fuera de sus servidores. De momento, este caso es compatible con el soporte de Microsoft. 

Desde ENCAMINA os recomendamos ir a SharePoint Online, pero esta es la teoría. Cuando un cliente llega a nosotros y analizamos sus aplicaciones y su SharePoint, siempre buscamos la mejor opción para é/ella, y en ocasiones, la mejor solución es mantenerse OnPremise.

Estrategia de Migración de SharePoint 2013 a Server: SharePoint 2016, 2019 o Subscription


Estrategia de migración de SharePoint 2013 a SharePoint 2016 ó 2019
  1. Assessment. Análisis de las cargas de trabajo en función a los objetivos de la empresa.
  2. Actualizaciones de las colecciones de sitio para poner las bases de datos en compatibilidad 15.
  3. Backup a estas bases de contenido.
  4. Solucionar errores a nivel de las bases SQL.
  5. Restaurar bases de contenido en la granja de SP 2016.
  6. Implementar y aprovisionar servicios.
  7. Crear una aplicación web en la que instalar las soluciones que se van a migrar
  8. Migración de los servicios.
  9. SPContent Database a la nueva granja de SP.
  10. Actualización.
  11. Ya en SP 2016 sacamos los backups de las bases de datos de contenidos y servicios migrables, y hacemos el mismo proceso, esta vez en 2019.
Si la opción es migrar a SharePoint Server Subscription Edition, en este caso no hace falta pasar por SharePoint 2019. Migraríamos a SharePoint 2016, y de aquí directamente a la versión Subscription.

Estrategia de Migración a SharePoint Online

De SharePoint 2013 a SharePoint Online hay muchos cambios que no solo afectan a SharePoint. Cambia la interfaz de usuario y el modelo de colaboración se amplia con herramientas como Teams, Power Platform, Planner, Booking, etc. 

Por este motivo, es necesario que la compañía trace una estrategia sobre qué modelo de colaboración y de adopción va a seguir, cómo se va a construir la intranet, cuáles serán las herramientas de comunicación... 

Con todas esas piezas, en ENCAMINA analizamos la plataforma en OnPremise del cliente, diseñamos la nueva arquitectura y empezamos a migrar todos los contenidos a la nueva infraestructura  y al nuevo modelo de colaboración, siempre ayudando a los usuarios a usarlo y adoptarlo.

Sobre los desarrollos y las personalizaciones que tiene la compañía, hay que valorar lo que puede costar mover esas aplicaciones a Online. El código no es compatible, y aunque se puede llegar a aprovechar algo de la interfaz de usuario, suele ser muy poco. Casi todo va a tener que replantearse fuera de SharePoint, como una Power Platform o como un desarrollo a medida desplegado en Azure. 

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