Sharegate: la herramienta de migración más sencilla

Sharegate es una herramienta que nos permite realizar migraciones donde el origen o el destino debe ser Sharepoint. Y no sólo permite migrar el contenido, también la estructura (en el caso que la haya).

¿Por qué migrar?

El mundo de las tecnologías vive en constante (y rápida) evolución. Hoy en día, un sistema de 4 años puede quedarse “obsoleto”, y cuando digo obsoleto no me refiero a deprecado, sino a que una nueva versión del producto mejora considerablemente las funcionalidades del anterior. Si queremos estar a la última, no podemos quedarnos parados y para conseguir esto, Sharegate nos allana el camino.

Tipos de migraciones

Hay tres tipos de migraciones: entre dos sistemas Sharepoint, entre un sistema local y Sharepoint, y desde Google Drive a Sharepoint o OneDrive for Business.

• La primera es la más usada. Con el boom de Office 365, lo más típico es migrar desde cualquiera de las versiones On-Premise de Sharepoint, ya sea 2007, 2010 o 2013 (raro es que alguien quiera hacerlo desde 2016) hacia la nube, hacia Sharepoint Online. Gracias a Sharegate, además de migrar toda la información contenida en nuestro Sharepoint de origen, también podemos migrar la estructura, es decir, los sitios, listas, bibliotecas, columnas, tipos de contenido…

• El segundo tipo de migración es especialmente para las empresas que todavía siguen con carpetas de red y quieren subirse a la nube (puede ser también a un Sharepoint On-Premise). En este caso, como es obvio, no hay una estructura de Sharepoint, lo cual no quiere decir que al hacer la migración queramos hacerla de una manera ya ordenada en lo que será nuestro nuevo sistema de información. Para ello, Sharegate nos facilita una manera de poder rellenar los metadatos de los documentos, mediante una plantilla de Excel.

• El último tipo de migración nos permite pasar de Google Drive a Sharepoint, o a OneDrive for Business. Este tipo de migraciones son más personales, documentación que tiene un usuario almacenada en Google Drive y quiere cambiar su sistema de almacenamiento “personal”.

Cosas a tener en cuenta en una migración

Lo primero que hay que tener en cuenta, sobre todo para hacerse una idea de cuánto tiempo nos puede llevar la migración, es el tamaño total de la información. El número de documentos no es tan relevante, ya que cada documento puede tener varias versiones.

Otra cuestión  a valorar son los usuarios. Lo ideal es tener los mismos usuarios en origen y destino, aunque haya usuarios que ya no estén activos, pero sí están presentes en nuestro sistema, por ejemplo, como creadores de un documento. Si no tenemos los mismos usuarios, se puede hacer un mapeo de usuarios, y en el caso de no hacer este mapeo, cualquier usuario que Sharegate no encuentre lo mapeará con el usuario que está haciendo la migración.

También hay que tener en cuenta, si el destino es Sharepoint Online, la limitación de caracteres de la ruta del archivo, que es de 256. Esto suele dar problemas cuando venimos de un Sharepoint On-Premise con muchas subcarpetas.

Algo que puede dilatar la migración es en el caso que tengamos un cambio en la arquitectura de la información, ya que habrá que hacer migraciones por separado para ir creando nosotros mismos la nueva estructura en el destino.

Conclusión

Para poder disfrutar del avance y mejora de los sistemas, en este caso de los sistemas de Microsoft, es necesario adaptarse al ritmo que marca la tecnología. 

Ninguna empresa quiere perder su información, por ello, es necesario tener una herramienta que te facilite las migraciones de información a un sistema nuevo. Como ya hemos visto, Sharegate nos permite realizar esto de una manera sencilla, así que, ¿por qué no probarlo?