Y lo es más aún teniendo en cuenta que con que uno de los participantes de este site colaborativo tenga un Office 365 con SharePoint on-line incluido en su plan, los demás van a poderlo utilizar sin coste adicional.
SharePoint Online nos permite compartir un sitio con usuarios externos de forma muy sencilla: el usuario externo recibe una invitación para unirse al sitio, aunque primero debemos habilitar el Uso compartido externo de nuestro SharePoint on-line y de los sites que nos interesa:
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| Primero deberemos haber habilitado el Uso compartido externo de nuestro SharePoint on-line |
 | ||
| Luego ya podemos invitar a los usuarios que queremos que hagan uso compartido externo de nuestro site, dentro de un determinado grupo (de permisos) |
Podemos enviar las invitaciones a cualquier tipo de dirección de correo, una vez aceptada por el usuario para iniciar sesión en el sitio de SharePoint esa dirección de correo debe de estar asociada con una cuenta Microsoft o cuenta de Office 365. Si no tienen la cuenta asociada pueden hacerlo en ese momento a través del asistente:
Puedes usar cualquier dirección de correo electrónico como nombre de usuario de tu nueva cuenta Microsoft (ej.: andresgarcia@miempresa.com), incluidas las direcciones de Outlook.com, Yahoo! o Gmail. Si ya inicias sesión en un equipo Windows, una tableta o teléfono, Xbox Live, Outlook.com o SkyDrive, usa esa cuenta para iniciar sesión.
Si no queremos utilizar cuentas Microsoft tenemos la opción de enviar enlaces de acceso anónimo a documentos individuales, esta opción se suele utilizar cuando los documentos no contienen información sensible.
En los siguientes enlaces tenéis esta información más detalles acerca de la compartición de sitios con usuarios externos:
Compartir un sitio con usuarios externos
“…Cuando se comparte un sitio
en SharePoint, se envía un mensaje de correo al usuario externo con la
invitación para unirse a su sitio. Puede enviar la invitación a los usuarios
con cualquier tipo de dirección de correo, como *gmail.com, *contoso.com o
*.comcast.net. No obstante, para iniciar sesión en el sitio de SharePoint, la
dirección de correo debe estar asociada con una cuenta Microsoft. …”
Manage
external sharing for your SharePoint online environment
There are three ways that users can share content on your site with
people outside your organization:
·
They can
share an entire site by inviting external users to sign in to your site using a
Microsoft account or a Microsoft Office 365 user ID.
·
They can
share individual documents by inviting external users to sign in to your site
using a Microsoft account or a Microsoft Office 365 user ID.
·
They can
send users a guest link that they can use to view individual documents on your
site anonymously.
If you’re looking for how-to information about sharing a site or
document, see Share sites or documents with people outside your
organization. If you’re wondering what types of users qualify as external users and
what rights an external user has, see What is an external user?
El caso de las alertas sería similar, para poder enviar alertas a usuarios externos primero es necesario compartir el sitio para acceso externo, y que dicho usuario acepte la invitación y tenga una cuenta Microsoft asociada.
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