La intranet con SharePoint, según ENCAMINA: visión, recomendaciones, buenas prácticas y ejemplos

En ENCAMINA llevamos 12 años haciendo proyectos de intranet (o cosas muy parecidas como Portal del empleado, extranet de clientes, autoservicio del empleado, portal de expedientes, etc., etc.) y hemos querido compartir algunas reflexiones muy sencillas sobre esta potente solución de negocio.

La explicación se encuentra en esta presentación:

Y este es parte del resumen:

  

Una intranet es una plataforma y un conjunto de procedimientos que permiten mejorar la comunicación de las personas, su colaboración y su acceso a la información y conocimiento de la organización.

Objetivos típicos de una intranet

• Mejorar los canales de comunicación dentro de la organización
• Compartir recursos informativos y formativos, aplicaciones y utilidades
• Crear un equipo 2.0 (más colaboración, más diálogo, más ideas, más fluidez,..)
• Gestionar el conocimiento (más accesible, mejor clasificado, sin fugas,..)
• Orquestar los procesos de la empresa (fuera del ERP, CRM, etc.)
• Establecer una infraestructura para la explotación de aplicaciones internas
• Facilitar el trabajo de los usuarios de la red

 

Orientación y aplicaciones de una Intranet (ejemplos)

De menos a más "tangible" o "transaccional":

• Centro de comunicación
• Noticias, notas clave, eventos, recortes de prensa, boletines, blogs,…
• Buzón sugerencias, FAQs, social 2.0…
• Videoteca y hemeroteca virtual
• ...
• Centro de colaboración
• Foros y opinión
• Gestión de Proyectos, expedientes, tareas,…
• Gestión del Conocimiento
• ...
• Lugar de trabajo
• Mi zona/sitio
• Mi departamento
• Gestión documental
• Indicadores , reporting y BI
• ...
• Soporte a Procesos
• Solicitud de…
• Reserva de recursos, compras, peticiones, …
• HelpDesk
• ...
• Soporte a Aplicaciones
• Gestión de Calidad
• Prevención RRLL
• Frontal de aplicativos
• ...

Buenas prácticas en la implantación de una Intranet

Utilidad
La intranet debe proporcionar valor tangible y directo a los usuarios. Ello implica ofrecer herramientas, operaciones, contenidos, funcionalidades o utilidades que resuelven o mejoran problemáticas o necesidades de los empleados.
Ser útil en el día a día para los usuarios es la primera premisa de éxito de una intranet.

Usabilidad
La intranet debe ser atractiva, fácil de usar, cómoda e intuitiva para los usuarios. Acudir a la intranet debe ser una experiencia positiva desde el primer día.
El usuario debe sentir la intranet como una herramienta adaptada a él o ella.

Ubicuidad
Debemos poder acceder a la intranet desde la cualquier sede de la empresa, desde casa, desde nuestro lugar de operaciones. Debemos poder acceder desde cualquier PC, portátil, tablet o smartphone.
El acceso, aunque seguro, debe ser siempre una facilidad.

Incremental
La puesta en marcha de una intranet en el modelo big-bang tiene un gran riesgo. Recomendamos un modelo de crecimiento y extensibilidad partiendo de soluciones concretas para las áreas que más van a aprovecharlas dentro de la organización, que harán de tractores para el resto.
Evangelizar en el uso de la intranet empieza por fraguar pequeños éxitos.

Flexibilidad
La intranet debe adaptarse a cada usuario, a cada departamento y a cada unidad de negocio.
Debe evolucionar y ser dinámica ágilmente.

Alineamiento
La intranet debe responder a la realidad de la empresa. La realidad incluye sus objetivos estratégicos y necesidades de negocio, pero también su cultura corporativa, sus habilidades tecnológicas y el perfil de sus personas.
No hay una intranet buena para cualquier organización, sino la adecuada para cada organización.

Uso
La intranet, como cualquier sistema de información, es más valiosa a nivel de negocio y tiene un ROI mayor contra más se usa.
La falta de dedicación por parte de los responsables implica inmediata falta de uso por parte de los empleados y esto a su vez menor interés en los responsables.
El círculo virtuoso se logra impulsando la gestión del cambio, la inversión continua en utilidad y el resto de buenas prácticas.