SharePoint on-line (Office365) como lugar de colaboración con clientes y proveedores

Que un sitio de SharePoint es una fantástica herramienta para compartir documentos, contactos, tareas, calendarios, archivos, links, etc., etc. con clientes o proveedores en base a un proyecto o un comité o a un lanzamiento, etc., etc es de todos conocido.

Lo solemos llamar extranet y nos permite aunar en un grupo de sites de SharePoint, al que determinados usuarios externos tienen acceso, diversos contenidos y herramientas de colaboración y comunicación durante un cierto tiempo en el que estamos unidos por ese proyecto.


Las posibilidades de montar un sistema alternativo de autenticación (FBA) para esos usuarios externos es la solución típica en el mundo on-premise. El licenciamiento Microsoft para este escenario de solución basado en SharePoint Server (on-premise) se basa en un SharePoint external connector o en adquirir CALs adicionales (si es que son pocos los usuarios externos).

Lo que resulta novedoso es poder utilizar un modelo así en el caso de SharePoint on-line (sobre Office365).

Mediante la adecuada configuración, podemos dar acceso a nuestros colaboradores externos a nuestra intranet y extranet empresarial...de momento siempre que tengan cuenta liveID o cuenta hotmail (

http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-online-enterprise-help/share-a-site-with-external-users-HA102476183.aspx).

Configurando el acceso externo a SharePoint on-line.

En la admin global de SharePoint Online, hay que permitir la invitación de usuarios, a nivel global de todo SharePoint.

Luego hay que activar la feature, a nivel de cada colección de sitios que queramos invitar a usuarios externos:

Ahora ya se puede compartir sitio:

 E invitar a nuestros clientes, proveedores o colaboradores:

Si iniciamos sesión con un usuario diferente, cuando pongo mi email de Hotmail, me indica q tengo q iniciar sesión en Hotmail:

Antes de probar a entrar, hay que aceptar la invitación, que llega por correo:

 Valor de negocio

Lo que hace especialmente valiosa esta característica de SharePoint on-line es que, junto con Lync de Office365, podemos desplegar fácilmente y sin coste añadido (*) una plataforma de colaboración con clientes o proveedores, por ejemplo, para compartir temporalmente el trabajo sobre un consorcio de internacionalización,  un proyecto común, un lanzamiento compartido, un seminario, etc., etc.

Esta es una herramienta ideal para empresas de consultoría y de servicios avanzados que tienen que habitualmente hacer partícipes a sus clientes de sus propios proyectos.

(*) A tener en cuenta nuevas coberturas de usuarios por licenciamiento: