HelpShare para hospitales. Un HelpDesk sobre SharePoint especialmente útil para entorno Sanidad

HelpShare para hospitales es una verticalización del potente sistema de gestión de incidencias HelpShare, basado en SharePoint + NINTEX, para el entorno hospitalario, el cual es muy específico en diversas dimensiones como:
  •  Referenciación espacial de las intervenciones.
  •  Tipología de las intevenciones
  •  Criticidad hacia el paciente y la función asistencial (reglas de cálculo)
  •  Workflows de procesamiento subyacentes
  •  Atributos de la intervención
  •  Equipos de trabajo
  •  Circuito de aprobación
  •  …



En HelpShare para Hospitales pueden establecerse múltiples roles de gestión:
Responsable de apertura: Jefes de Servicio, Supervisores o Jefes de Unidad con la responsabilidad de realizar la apertura de las incidencias, recogidas en su ámbito de trabajo. Deben realizar el seguimiento de sus incidencias y confirmar el cierre de las mismas cuando están solucionadas.
Dirección: Personal de Dirección con la responsabilidad de valorar la conveniencia de la incidencia y la adecuación de la asignación de la prioridad definida. Tienen la posibilidad de resolver la incidencia o derivarla al Responsable de ámbito.
Responsable de ámbito: Personal de la organización con la responsabilidad de gestionar la resolución de las incidencias, clasificadas por ámbitos. Deben vigilar tanto la fecha de compromiso como el cierre de la incidencia.
Dirección de Operaciones: Desde DO se realiza un trabajo transversal de seguimiento de la gestión de la incidencia tanto desde el punto de vista de adecuación de los datos, como de la evolución temporal hasta llegar a la resolución.


La siguiente imagen representa de forma gráfica un proceso de Gestión de Incidencias basado en 4 roles de gestión del proceso: Responsable de Apertura, Dirección , Responsable de Ámbito y Dirección de Operaciones (OT):

SharePoint HekpShare para hospitales


Algunos de los campos típicos de la intervención, que son específicos para el entorno hospitalário, podrían ser:


Incidencias HelpShare SharePoint

Cada uno de los roles mencionados dispone de vistas específicas de trabajo donde poder desarrollar las tareas correspondientes en las incidencias que le son asignadas o sobre las que tiene alguna responsabilidad.





Siguiendo con el ciclo de vida de una Incidencia, una vez introducida la incidencia por parte del Responsable de apertura, si se define una jerarquía que vincule a los usuarios Responsables de apertura con los usuarios del grupo de Dirección, cualquier nueva incidencia introducida pasa a formar parte de la incidencias “A gestionar” por Dirección:

SharePoint HelpSharep, gestión incidencias

La pantalla de gestión de Dirección, efectivamente, permite realizar las tareas que han sido otorgadas a su role:
- Descartar la Incidencia si no procede
- Indicar que el mismo Director va a resolver la incidencia (para el caso de Incidencias de proceso que pueden resolverse dentro del ámbito de la Dirección), en este caso el Director es el encargado de mantener informadas las Fechas de Compromiso y de Cierre.
- Confirmar la correcta prioridad de la Incidencia calculada a partir de las respuestas dadas en el apartado
de Clasificación y Frecuencia del formulario de entrada de la Incidencia


Sin duda, HelpShare para hospitales es una solución potente y compleja basada en SharePoint + NINTEX y no se pretende en esta entrada describirla en detalle.

Tan solo, para finalizar, ilustrar algunos fragmentos de pantalla que son significativos respecto al valor de negocio, a nivel control y supervisión:


SharePoint HelpSharep, objetivos incidencias


SharePoint HelpSharep, objetivos incidencias ambitos

Beneficios de Help-Share para hospitales
  • Orden y concierto en las reclamaciones del cliente interno.
  • Permite colaborar, de forma natural a la plataforma, a los miembros del hospital.
  • Mejora en la satisfacción interna y control del ruido organizacional. Automatizar los procesos de trabajo ayuda a reducir gran parte de la carga administrativa.
  • Integración con el modelo de gestión del conocimiento de la empresa.
  • Help-Share para hospitales es la solución para atender con satisfacción al cliente interno e indirectamente al paciente, de forma eficiente y automatizada, a la vez que se potencia la gestión del conocimiento, la colaboración y la comunicación dentro del hospital.


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