SharePoint como lanzadera de aplicaciones de escritorio (menú del empleado)

El alcance de la solución implica darle al usuario final de la intranet el acceso a la práctica totalidad de las aplicaciones de escritorio. Es decir, plasmar las aplicaciones del menú de Windows utilizadas normalmente por los usuarios en un menú de SharePoint 2010 y poder ejecutarlas desde la misma intranet:

Para ello desde ENCAMINA se ha desarrollado un componente que consta de dos partes principales:

Base de datos de software de escritorio/web mantenida mediante listas de SP2010.

Mediante el uso de listas gestionables desde la intranet se consigue una rápida configuración del menú así como asignación de premisos o de requisitos para su ejecución. Para entender un poco mejor el funcionamiento de éstas listas, y posteriormente del webpart, comentaremos los requisitos en los cuales se basa ésta aplicación:

• Agrupación de aplicaciones: las aplicaciones serán agrupadas en el menú según su tipología para una mejor usabilidad y orientación del usuario.
• Asignación de permisos por usuarios o grupos de usuarios de AD: las aplicaciones para las que un usuario o grupo de usuarios no tenga permisos de ejecución no serán mostradas en el menú.
• Comprobación de la ruta de ejecución de las aplicaciones: si la aplicación no existe en el equipo cliente, el link a la misma aparece deshabilitado.
• Asignación de aplicaciones a departamentos o áreas de la organización dependiendo del ámbito de uso del webpart (ya que se puede usar en un site común para todos los usuarios de la intranet o en un site de un área en concreto): Si el webpart se usa en un site común a toda la intranet se mostrarán todas las aplicaciones a las que el usuario tenga acceso, mientras que si se usa en un site de departamento o área concreta de la organización, sólo se mostrarán las aplicaciones que pertenezcan a ese área y que el usuario tenga permiso para utilizar.

 

La base de datos de aplicaciones consta de 3 listas:

• Aplicaciones: se dan de alta aplicaciones con su correspondiente ruta en los equipos clientes o bien URL’s si se trata de aplicaciones web. Se les asigna un área, un grupo de aplicaciones y un icono.
•  Permisos: A las aplicaciones dadas de alta en la lista anterior se les asigna grupos de usuarios de AD o usuarios concretos que serán los que tengan permisos para utilizar dichas aplicaciones.
•  Áreas: Corresponden a las áreas o departamentos de la organización, asignadas a aplicaciones permitirán que éstas sean visibles desde los sites de las correspondientes áreas/departamentos de la intranet.

WebPart que genera el menú de aplicaciones a partir de la base de datos .

Para mostrar las aplicaciones de la base de datos del punto anterior se ha desarrollado un webpart a medida que gracias al uso de tecnologías cómo Jquery o ActiveX es capaz de crear enlaces a aplicaciones de escritorio, así como ejecutarlas o comprobar que efectivamente los archivos necesarios para su ejecución estás disponibles en el equipo cliente.

Algunas opciones de configuración del mismo:

• Ámbito: El webpart es configurable en dos ámbitos, por una parte para un sitio común a toda la organización y, por otra parte, para áreas/departamentos concretos.

Una vez entendidas estas opciones podemos explicar el funcionamiento del webpart:

1. La base de datos se compone de 3 listas, el webpart primeramente accederá a la lista de seguridad y la de aplicaciones y extraerá todas aquellas a las que el usuario conectado actualmente a la intranet tenga permisos de acceso.
2.  Una vez realizado éste paso, se verificará en qué ámbito se está ejecutando el webpart (área/común), y en base a ello extraerá, si es necesario, las aplicaciones sólo del área en la que se esté ejecutando. Por otra parte, en caso de estar aplicado un ámbito común, extraerá todas las aplicaciones que previamente hayan sido extraídas en base a los permisos del usuario.  
3. Tras obtener esta lista de aplicaciones y ya en cliente, mediante el uso de tecnologías Jquery y ActiveX, se comprobará si los archivos necesarios para ejecutar las aplicaciones obtenidas en la consulta están disponibles en el equipo cliente, de tal forma que si dichos archivos existen se renderizará un enlace con un control ActiveX que permitirá la ejecución de la aplicación en el equipo cliente, en cambio, si los archivos no son encontrados, se renderizará un enlace deshabilitado para que el usuario no pueda hacer clic en él. La visualización de estas aplicaciones en el menú se hará agrupando las mismas mediante los diferentes tipos que se hayan incluido en la lista de aplicaciones, de tal forma que el usuario pueda orientarse de mejor forma y encontrar aplicaciones similares agrupadas dentro del mismo menú.

Sin duda alguna, estamos ante un componente web con mucha inteligencia y utilidad para todas aquellas organizaciones que quieran acostumbrar, de cierta manera, al usuario final a que maximice el uso de su intranet basada en SP2010. Más allá, incluso a ayudar a que se olviden de su escritorio y se acomoden a tener como base de operaciones la intranet corporativa, mejorando en consecuencia el ROI obtenido tras la implantación de SharePoint 2010 y disminuyendo el riesgo de adopción.