SharePoint 2010 para la Gestión del Conocimiento

Microsoft SharePoint Server 2010 se reinventa como una plataforma de Gestión (colaborativa) del Conocimiento (dentro del Social Computing).

En su versión 2010 renueva el concepto gestión del conocimiento para manejar la información de una organización, no mediante columnas ad-hoc en cada lista o biblioteca, sino mediante el concepto de taxonomía empresarial y potentes funcionalidades en su entorno para articularla.
Aparecen los términos empresariales, los tags y las keywords asociados a casi cualquier elemento de SharePoint, incluyendo no solo listas y bibliotecas sino también personas de la organización, fuentes externas de datos, páginas web de Internet, etc.

Todo ello se sostiene en el almacén de términos y sus políticas de actualización, sinónimos, traducciones, etc.
El buscador toma muy en serio la indexación de los elementos para identificar sus resultados y las etiquetas se presentan como un sistema de navegación en si mismo, en determinados contextos.

La solución

El objetivo es lograr que toda la información y conocimiento que se crea en una organización se comparta y perdure de forma eficiente y estructurada, desde y entre todos los miembros de su equipo y sus diversos sistemas y fuentes de información.

El enfoque de la solución pasa por maximizar las capacidades de SharePoint + Office y dar soporte al objetivo descrito por medio de una intranet centrada en el Social Computing contando con todas las posibilidades de la plataforma (tanto funcionales como procedimentales).

Todo comienza en el almacén de términos
El almacén de términos es fundamental porque será la forma de gestionar la taxonomía integralmente, dejando constancia del vocabulario que se habla en un determinado negocio u organización, categorizando de esta forma casi cualquier cosa que se maneje en esa empresa.
Así , por ejemplo y tal como simula la siguiente imagen, tendría sentido pormenorizar las diferentes ramas de la taxonomía de una empresa, con un listado de toso sus habituales o posibles valores (con sus sinónimos, traducciones, etc.)

Además, habrá que diseñar cual es la política de crecimiento de esta taxonomía (ej.: ¿libre y descentralizada o solo por medio de determinados usuarios ?).

A partir de ese momento, mediante una forma de trabajar rutinizada, los usuarios podrán, de forma descentralizada, pero controlada y sugerida, indexar en su día a día toda la información con la que operan dentro de la Intranet , en Internet y en su Outlook.

 El resultado a lo largo de toda la intranet son bibliotecas de documentos, listas de tareas, listas de proyectos, personas, etc. con columnas que incluyen una clasificación basada en ese diccionario empresarial (taxonomía) a criterio de los usuarios de la intranet.

La siguiente figura muestra una fuente de datos conectada por BCS  y etiquetada con la misma taxonomía que el resto de elementos de la intranet:

Podremos indexar cada proyecto asignando los términos y otros metadatos, para que luego figure junto al resto de información relacionada. Lo mismo para personas de la organización, páginas web externas, etc., etc.

La búsqueda de información dentro de la intranet aprovecha todo ese etiquetado para explotar la información de forma más inteligente.

  Una explicación más en detalle, se presenta en las siguientes diapositivas:

Gestión del conocimiento con SharePoint2010 y ENCAMINA

Utilidad y valor de negocio

El modelo de clasificación basado en la Taxonomía no tiene que tomarse como un todo o nada, y probablemente su aplicación dentro de áreas específicas de la empresa tenga mucho valor sin ser necesario involcrar a toda la organización . Por ejemplo:

• Gestión de Curriculums dentro de una biblioteca que archive documentos word/pdf con 3 columnas que almacenen metadatos de la rama de habilidades, conocimientos y experiencia respectivamente. Ello permitirá una clasificación muy flexible, y una búsqueda, ordenación y filtrado muy alineado con la forma de entender el talento dentro de una organización.
• Gestión del offering dentro de una biblioteca que archive documentos PPT/word/pdf con sus columna habituales de gestión  (tipo de documento, estado de la oferta, cliente relacionado, etc.), pero además 2 columnas más que almacenen metadatos de la rama de  líneas de negocio y productos implicados respectivamente (por ejemplo). Ello permitirá una clasificación muy flexible, y una búsqueda, ordenación y filtrado muy alineado con la forma de entender el desarrollo de negocio dentro de una organización.
• Incidir en que allí donde necesitamos una clasificación estructurada para gestionar los datos y los procesos, las columnas habituales de SharePoint seguirán siendo claves, pero donde necesitemos clasificar la información para relacionarla integral y globalmente, de una forma mucho más flexible y descriptiva, serán los metadatos los tipos de columnas a utilizar.
• Trazabilidad de Proyectos mediante códigos que se generan en el árbol de la taxonomía dentro de una rama específica y con cuyo valor o traza "manchamos" todo email, documento, datos, persona, etc.  que esté implicado o relacionado con ese proyecto dentro de la operativa diaria de trabajo.
• ...

Síntesis
SharePoint 2010 ofrece una mejora funcional que parece muy sutil, pero cuya aproximación a la gestión del conocimiento abre una nueva perspectiva a nivel conceptual y mucha utilidad en lo concreto, que hay que empezar a provechar desde el primer momento en el diseño de una solución sobre SharePoint.

Sin embargo, existen algunos gaps funcionales (indexación de contenidos automáticas sin necesidad del usuario, indexación de emails dentro de Outlook, indexación de contenidos fuera de SharePoint, etc.) que todavía es necesario solventar con herramientas de terceros.




Algunas entradas interesantes:

Overview: SharePoint 2010 Metadata and Taxonomy Management
http://www.cmswire.com/cms/document-management/overview-sharepoint-2010-metadata-and-taxonomy-management-006015.php

Managing Metadata in SharePoint 2010
http://www.endusersharepoint.com/2009/11/02/managing-metadata-in-sharepoint-2010/



Algunos Videos interesantes:


SharePoint 2010: Gestionando Metadata
http://channel9.msdn.com/posts/channel9spain/SharePoint-2010-Gestionando-Metadata/

SharePoint 2010: Mejorando la interfaz de búsqueda
http://channel9.msdn.com/posts/channel9spain/Sharepoint-2010-Mejorando-la-interfaz-de-bsqueda/

Sharepoint Social 2010 (
http://surpoint.blogspot.com/2010/07/sharepoint-social-2010.html

Mejoras en la gestión de contenido web:
http://channel9.msdn.com/posts/channel9spain/SharePoint-2010-Mejoras-en-la-gestin-del-contenido-web/

Tags
http://sharepoint.microsoft.com/en-us/product/pages/Feature-Details.aspx?Capability=Communities&FeatureID=2