Crear plantillas de aprobación en Teams

En este artículo voy a contaros cómo podemos personalizar y/o añadir nuevas plantillas en la aplicación de aprobaciones de Teams. 

En primer lugar, para poder usar plantillas personalizadas tenemos que realizar un cambio en la directiva de actualizaciones desde el panel de administración de Teams. Vamos a activar el uso de las características previas, es decir, utilizar aquellas características que aún no se han implementado para todo el público y que pueden sufrir algún cambio antes de su implementación general. 

 

*Como recomendación, podríamos generar una nueva directiva de actualizaciones y solamente asignarla a un grupo de usuarios en concreto para poder realizar algunas pruebas. 

 

Una vez ya tenemos la directiva asignada, vamos a hacer uso de las características previas en Teams. Para ello, lo que haremos será habilitarlas, pulsaremos en los tres puntos de configuración y a continuación en "Acerca de", finalmente sobre Versión preliminar pública. 

 

Teams nos solicitará una confirmación para hacer el cambio de versión. Pulsamos, y ya podremos hacer uso de las funcionalidades preliminares. 

  

Ahora vamos a la aplicación de aprobaciones y en vez de crear una nueva aprobación, vamos a añadir nuevas plantillas. 

 

Desde el gestor de plantillas, directamente podemos crear un nuevo flujo de aprobación. 

 

Importante. La primera vez que creamos una nueva plantilla, la aplicación nos indica que se va a generar un nuevo equipo de administración para poder gestionar las plantillas. 

 

 

 

 

Estas plantillas las podemos desplegar para una selección de usuarios en concreto, para un Teams o bien para toda la organización. 

  

En este ejemplo vamos a seleccionar el despliegue para un equipo en concreto. 

 

 

Y seleccionamos la plantilla base que usaremos. También nos permite crearla desde cero. 

 

 

Ahora vamos a poder configurar distintas características de este flujo de aprobación. 

 

Microsoft nos permite añadir o modificar campos del formulario. 

 

Podemos solicitar documentos adjuntos de modo obligatorio, especificar los aprobadores o bien personalizar las respuestas a la solicitud de aprobación. 

 

 

Pulsamos sobre sobre vista previa y nos muestra cómo queda el formulario. Finalmente pulsamos en publicar y ya tendremos lista la plantilla de aprobación para usarse. 

 

 

Una vez publicada la plantilla, veremos en el gestor las plantillas que tenemos habilitadas para el equipo en concreto que hemos seleccionado anteriormente, también desde aquí podremos deshabilitar la plantilla. 

 

 

Para poder hacer uso cualquier usuario que forme parte del equipo de estas plantillas de aprobación, tendrá que acceder a la aplicación del mismo modo que siempre, pero esta vez tendrá que pulsar en la pestaña plantillas y a continuación seleccionar el equipo. 

 

Finalmente selecciona la aprobación que necesite usar y ya le aparecerá el formulario con los campos que hemos configurado previamente. 

 

 

 

Del mismo modo que hemos generado esta plantilla para un equipo en concreto, podemos generar nuevas plantillas para usuarios o bien para toda la organización. 

 

Si nos decidimos por generar una plantilla desde cero, en el formulario de diseño deberemos de añadir todos los campos necesarios. 

 

 

Con estas simples instrucciones, hemos dotado de una mayor flexibilidad, robustez y personalización a las aprobaciones integradas en Teams mediante la aplicación “Aprobaciones” .