Cómo crear un almacén de documentos corporativos utilizando SharePoint Online

¿Estás cansado de tener que estar buscando las plantillas corporativas de documentos y nunca saber dónde están? ¿O eres de los que las diseña y no paras de comunicar dónde está la nueva plantilla para evitar usos de modelos antiguos? 

Ahora mismo te cuento cómo solucionarlo fácilmente utilizando tus herramientas de productividad de Microsoft 365 


Lo primero que debemos hacer es crear (si no lo tenemos ya) un sitio de SharePoint con una biblioteca donde toda la organización tenga acceso.  

Puedes crear un sitio público o puedes crear un sitio donde a esa biblioteca tengan acceso de solo lectura las personas de la organización ¿Cómo? Pues dándole permisos de visitantes al grupo a “Todos excepto los usuarios externos”. 


Una vez gestionados los permisos de la biblioteca donde vayamos a subir nuestras plantillas deberemos pasar un pequeño comando de PowerShell.  

Para ello necesitaremos conectarnos al módulo de SPOservice, si no lo tienes instalado aquí tienes un enlace de cómo hacerlo 

Después deberemos conectarnos al servicio de SharePoint Online y ejecutar el siguiente script 


Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com/ 

 

Add-SPOOrgAssetsLibrary 

-LibraryURL https://contoso.sharepoint.com/sites/contoso/plantillas  

-ThumbnailURL https://contoso.sharepoint.com/sites/contoso/SiteAssets/__sitelogo__contoso.png  

-OrgAssetTypeOfficeTemplateLibrary 

 

La LibraryURL corresponde a la biblioteca que va a almacenar nuestras plantillas y la ThumbnailURL es una imagen de fondo que es totalmente opcional y que no vamos a poder ver en este tipo de OrgAssetType del tipo plantillas de Office (OfficeTemplateLibrary), en las de tipo imágenes (ImageDocumentLibrary) veremos que si será importante incluirla.  

 

Después de aceptar la creación de las conexiones con el CDN y ser pacientes esperando algún tiempo. Nos aparece dentro de nuestras aplicaciones de escritorio de Office (Excel, Word y PowerPoint) las plantillas corporativas almacenadas en la biblioteca elegida. 

 


Importante: las plantillas deben estar subidas en formato plantilla de office: 

  • PowerPoint .potx 

  • Excel .xltx  

  • Word .dotx  
     

¡Y todo listo! Con estos sencillos pasos vas a poder aumentar la satisfacción y la productividad de tus usuarios. 





 

No hay comentarios :

Publicar un comentario

Nota: solo los miembros de este blog pueden publicar comentarios.