Las lecciones a tomar para aprovechar SharePoint como Sistema Gestion Documental

Si una organización quiere utilizar SharePoint como sistema de Gestión Documental es probable que necesite conocer bien, y en su caso formarse en, las funcionalidades, posibilidades y limitaciones de esta plataforma.

¿Cuál es nuestra propuesta habitual en ENCAMINA?



Primero, definamos a que nos referimos por Sistema de Gestión Documental (SGD).

En ENCAMINA entendemos que se trata del Conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición final y accesibilidad de los documentos (digitales o digitalizados) generados en el transcurso de la actividad de una organización.
Un sistema de gestión documental además debe garantizar:

• La conservación de los atributos fundamentales de los documentos, la originalidad, autenticidad, integridad y veracidad que les confieren su valor probatorio, legal e informativo.
• Su organización, manteniéndolos integrados en su contexto, esto es, interrelacionados con otros documentos producidos por el desempeño de una función determinada por el mismo organismo y pertenecientes a la misma serie y grupo documental.
• La usabilidad y seguridad en el acceso a dichos documentos Funciones de la Gestión documental

Las principales funciones de la gestión documental son las siguientes:

• Creación
• Edición
• Check-in/Check-out
• Control de versiones
• Firma electrónica
• Captura
• Digitalización
• OCR
• Formularios electrónicos
• Ingreso
• Ubicación física o grabación del eDoc
•  Identificación
• Descripción
• Clasificación
• Indización
• Indexación
• Tipo documenta
• Distribución
• Almacenamiento
• Utilización / Uso
• Búsqueda
•  Lectura/visualización
•  Comprobación del contenido
•  Workflow (Revisión, aprobación)
•  Firma electrónica
• Difusión
• Consulta
• Búsqueda
• Lectura/visualización 
• Conservación / Archivo
• Registro
• descripción
• Consulta
• Transferencias
• Expurgo
• Préstamo
• Gestión de espacios
• Firma electrónica
• Eliminación / Expurgo

La formación que aconsejamos, dentro de un plan de 2 a 5 jornadas en función del conocimiento previo de los asistentes y de la profundidad técnica que se le quiera dar, tendría un temario de:

1. Sitios y bibliotecas
2. Ámbitos de la Gestión Documental
1. Clasificación, atributos estructurados
2. Taxonomía y almacén de términos
3. Flujos de Trabajo
4. Seguridad de Accesos
5. Vistas, filtrado y acceso a la documentación
6. Gestión del documento digital (como archivos)
7. Búsquedas
8. Políticas y Normas de conservación
9. Auditoría
10. Integración con ofimática y procesos de usuario
3. Limitaciones y soluciones complementarias
1. NINTEX Workflow
2. AvePoint
3. Firma digital
4. Almacenamiento inteligente
5. Digitalización
6. Encriptación de la información
4. Posibilidades de personalización y extensión
1. Posibilidades de la capa SOA de SharePoint orientada a la Gestión Documental
1. API REST
2. Movilidad

Con este tipo de formación, el alumno podrá tomar decisiones sobre el diseño técnico y funcional de cualquier sistema basado en SharePoint orientado a la Gestión Documental.