Soluciones para implementar flujos de trabajo sobre SharePoint



Existen en el mercado varios productos que nos ayudan a la hora de diseñar e implementar flujos de trabajo (workflows) sobre SharePoint. Históricamente, Microsoft dotó de un motor de flujos a SharePoint desde la versión 2007. El producto proporciona una serie de flujos de aprobación out-of-the-box y también es posible diseñarlos utilizando SharePoint Designer. A medida que ha pasado el tiempo, Microsoft ha ido mejorando esta herramienta, pero no deja de tener sus limitaciones: acciones disponibles (se pueden hacer bastantes cosas, pero otras muchas no) e interfaz gráfica.


Todo esto ha sido aprovechado por algunos proveedores que ofrecen sus propias soluciones para diseñar flujos de trabajo. De entre ellos, nos centraremos en este artículo en Nintex y K2.  Pero tampoco vamos a olvidarnos tan rápido de Microsoft. En su salto a la nube, ofrece un servicio para la realización de flujos de trabajo no ligado únicamente a SharePoint / Office 365, sino que permite enlazar acciones entre diferentes sistemas: Microsoft Flow. Incluso es posible utilizarlo en entornos OnPremise, pero necesitaremos un Gateway y sólo podremos conectar con los orígenes de datos que estén disponibles.

K2

K2,  fabricante del que ya hemos hablado en otras ocasiones, nos ofrece una serie de productos para el diseño de workflows y de formularios asociados a los mismos: K2 Blackpearl y K2 SmartForms. Mediante estas herramientas, es posible que un usuario con un mínimo de formación, sea capaz de diseñar un flujo de trabajo y sus correspondientes formularios. Además, si se requiere de una mayor complejidad en la lógica de negocio o en la arquitectura de la información, se ofrecen otra serie de herramientas, más orientadas al equipo de TI, que permiten extender el producto para conseguir estos objetivos:

  •         K2 Designer
  •         K2 Studio
  •         Visual Studio


Otro punto que nos parece muy interesante es que es independiente de SharePoint y de su motor de flujos de trabajo, es decir, es posible generar workflows e interactuar con los mismos a través de la propia herramienta. No obstante, también se puede integrar en esta plataforma mediante su extensión “K2 for SharePoint”. De esta forma, se pueden sustituir los formularios nativos de las listas y bibliotecas de SharePoint por los de K2, lo cual mejora considerablemente la experiencia de usuario.

Nintex Workflow

Nintex Workflow, junto con Nintex Forms, es uno de los más utilizados en el mercado para el diseño e implementación de flujos de trabajo. A diferencia de K2, Nintex se integra completamente en SharePoint, es decir, su interfaz está embebida dentro de esta solución. Esto quiere decir que es necesario tener SharePoint para poder usar Nintex. No obstante, sus acciones permiten interactuar con otros sistemas (bases de datos, Directorio Activo, Exchange, Web Services…), y no sólo con los elementos de SharePoint.

El punto fuerte de Nintex Workflow es la sencillez de su diseñador, siendo muy intuitivo implementar flujos de trabajo. Algo parecido sucede con Nintex Forms, que permite substituir los formularios por defecto de las listas y bibliotecas de SharePoint por unos personalizados.

Además, Nintex tiene versión para Office 365 que mejora la funcionalidad ofrecida por Microsoft Flow al disponer de un motor y acciones propias. También mejora su interfaz al utilizarse el diseñador de flujos clásico de Nintex.

Finalmente, si alguien está interesado en saber más de este producto, hace poco que he publicado un libro en Amazon: Introducción a los flujos de trabajo con Nintex Workflow. Podéis revisarlo pulsando en el siguiente enlace.

Microsoft Flow

Como comentamos al inicio de este post, en su camino a la nube Microsoft ha decidido dar un paso adelante en cuanto a los flujos de trabajo y ha creado este servicio que permite realizar workflows transversales, es decir, que pueden interactuar con muchos de los servicios que se tienen en Office 365 y Azure y, además, con otros sistemas externos como Facebook, Twitter, Trello… ¡Y los posibles conectores no paran de crecer! En este sentido, ha mejorado bastante desde que hablamos de él en ENCAMINA.

Por poner un ejemplo, es posible generar un flujo que se ejecute cuando una cuenta que sea de nuestro interés genere un tuit, se compruebe si tiene más de 100 seguidores y, en ese caso, se le agregue como posible lead al servicio de MailChimp. Como se puede observar, ni siquiera se ha interactuado con otros servicios de Microsoft.

Además, tal y como avanzamos anteriormente, es posible usar como conectores algunos de los sistemas de los que se disponga “in house”. Para ello, se debe instalar un gateway que permita autenticarse contra estos sistemas y poder interactuar con ellos desde el servicio en la nube. A fecha de hoy son los siguientes:
  •         SQL Server
  •         SharePoint
  •         Oracle
  •         Informix
  •         Filesystem
  •         DB2

Respecto al diseñador, aunque mejora con mucho a SharePoint Designer, es todavía pobre comparado con Nintex o K2.


Conclusiones

En esta entrada hemos presentado una serie de soluciones para el diseño e implementación de flujos de trabajo con SharePoint y Office 365. Cada una de ellas con sus pros y sus contras, pero todas facilitan bastante la labor a un usuario que no tenga conocimientos de desarrollo. 




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