Existen en el mercado varios productos que nos ayudan a la hora de diseñar e implementar flujos de trabajo (workflows) sobre SharePoint. Históricamente, Microsoft dotó de un motor de flujos a SharePoint desde la versión 2007. El producto proporciona una serie de flujos de aprobación out-of-the-box y también es posible diseñarlos utilizando SharePoint Designer. A medida que ha pasado el tiempo, Microsoft ha ido mejorando esta herramienta, pero no deja de tener sus limitaciones: acciones disponibles (se pueden hacer bastantes cosas, pero otras muchas no) e interfaz gráfica.
Todo esto ha sido aprovechado por algunos proveedores que
ofrecen sus propias soluciones para diseñar flujos de trabajo. De entre ellos,
nos centraremos en este artículo en Nintex y K2. Pero tampoco vamos a olvidarnos tan rápido de
Microsoft. En su salto a la nube, ofrece un servicio para la realización de
flujos de trabajo no ligado únicamente a SharePoint / Office 365, sino que
permite enlazar acciones entre diferentes sistemas: Microsoft Flow. Incluso es
posible utilizarlo en entornos OnPremise, pero necesitaremos un Gateway y sólo podremos
conectar con los orígenes de datos que estén disponibles.
K2
K2, fabricante del que ya hemos hablado en otras
ocasiones, nos ofrece una serie de productos para el diseño de workflows y de
formularios asociados a los mismos: K2
Blackpearl y K2 SmartForms. Mediante estas herramientas, es posible que un
usuario con un mínimo de formación, sea capaz de diseñar un flujo de trabajo y sus
correspondientes formularios. Además, si se requiere de una mayor complejidad
en la lógica de negocio o en la arquitectura de la información, se ofrecen otra
serie de herramientas, más orientadas al equipo de TI, que permiten extender el
producto para conseguir estos objetivos:
- K2 Designer
- K2 Studio
- Visual Studio
Otro punto que nos parece muy interesante es que es
independiente de SharePoint y de su motor de flujos de trabajo, es decir, es
posible generar workflows e interactuar con los mismos a través de la propia
herramienta. No obstante, también se puede integrar en esta plataforma mediante
su extensión “K2 for SharePoint”. De esta forma, se pueden sustituir los
formularios nativos de las listas y bibliotecas de SharePoint por los de K2, lo
cual mejora considerablemente la experiencia de usuario.
Nintex Workflow
Nintex Workflow, junto con Nintex Forms, es uno de los más
utilizados en el mercado para el diseño e implementación de flujos de trabajo. A
diferencia de K2, Nintex se integra completamente en SharePoint, es decir, su interfaz
está embebida dentro de esta solución. Esto quiere decir que es necesario tener
SharePoint para poder usar Nintex. No obstante, sus acciones permiten
interactuar con otros sistemas (bases de datos, Directorio Activo, Exchange,
Web Services…), y no sólo con los elementos de SharePoint.
El punto fuerte de Nintex Workflow es la sencillez de su
diseñador, siendo muy intuitivo implementar flujos de trabajo. Algo parecido
sucede con Nintex Forms, que permite substituir los formularios por defecto de
las listas y bibliotecas de SharePoint por unos personalizados.
Además, Nintex tiene versión para Office 365 que mejora la funcionalidad ofrecida por Microsoft Flow al disponer de un motor y acciones propias. También mejora su interfaz al utilizarse el diseñador de flujos clásico de Nintex.
Finalmente, si alguien está interesado en saber más de este
producto, hace poco que he publicado un libro en Amazon: Introducción a los flujos de trabajo con Nintex Workflow. Podéis revisarlo pulsando en el
siguiente enlace.
Microsoft Flow
Como comentamos al inicio de este post, en su camino a la
nube Microsoft ha decidido dar un paso adelante en cuanto a los flujos de
trabajo y ha creado este servicio que permite realizar workflows transversales,
es decir, que pueden interactuar con muchos de los servicios que se tienen en
Office 365 y Azure y, además, con otros sistemas externos como Facebook,
Twitter, Trello… ¡Y los posibles conectores no paran de crecer! En este
sentido, ha mejorado bastante desde que hablamos de él en ENCAMINA.
Por poner un ejemplo, es posible generar un flujo que se
ejecute cuando una cuenta que sea de nuestro interés genere un tuit, se
compruebe si tiene más de 100 seguidores y, en ese caso, se le agregue como
posible lead al servicio de MailChimp. Como se puede observar, ni siquiera se
ha interactuado con otros servicios de Microsoft.
Además, tal y como avanzamos anteriormente, es posible usar
como conectores algunos de los sistemas de los que se disponga “in house”. Para
ello, se debe instalar un gateway que permita autenticarse contra estos
sistemas y poder interactuar con ellos desde el servicio en la nube. A fecha
de hoy son los siguientes:
- SQL Server
- SharePoint
- Oracle
- Informix
- Filesystem
- DB2
Respecto al diseñador, aunque mejora con mucho a SharePoint
Designer, es todavía pobre comparado con Nintex o K2.
Conclusiones
En esta entrada hemos presentado una serie de soluciones
para el diseño e implementación de flujos de trabajo con SharePoint y Office
365. Cada una de ellas con sus pros y sus contras, pero todas facilitan
bastante la labor a un usuario que no tenga conocimientos de desarrollo.
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