Automatizando procesos en SharePoint con K2

En este post queremos que empecéis a conocer K2 y cómo puede ayudar al modelado y a la digitalización de procesos, para a continuación mostrar su integración con SharePoint. Se hablará de formularios y flujos de trabajo, aunque K2 posee muchas otras características como los reportes, conectores, etc. los cuales no se nombrarán aquí.

Procesos con K2

En las empresas existen multitud de procesos que ocurren diariamente, ya sean afectando al propio core del negocio o dando soporte al buen funcionamiento de ellas. Tener detectados y bien definidos estos procesos, es el primer paso para poder digitalizarlos, automatizarlos y así ganar en eficiencia y eficacia.

En la tarea de automatización de procesos es donde entra en juego K2 para facilitarnos mucho este trabajo:gracias a su facilidad de uso y configuración, potencia y un gran conjunto de conectores para interactuar con distintos sistemas: bases de datos, SaaS, Web Services, …

K2 es un producto que permite la creación de formularios, flujos de trabajo, reportes, asignación y gestión de tareas, etc. Todos estos elementos proporcionan una gran base sólida e incluso extensible para poder diseñar nuestras aplicaciones y procesos de manera rápida y segura.

K2 Blackpearl junto con su extensión K2 SmartForms ofrecen varias opciones mediante las cuales modelar tanto los flujos de trabajo como las interfaces de usuario de nuestros procesos empresariales. Para la construcción de estos elementos se puede utilizar K2 Designer, K2 Studio y Visual Studio. En este post veremos unos ejemplos de la interfaz de K2 Designer.

Para diseñar las interfaces con las que interactuará el usuario K2 Designer da dos opciones: desde un lienzo en blanco agregar manualmente los controles que nos sean necesarios, o partir de una estructura de datos, sin importar cuál sea el origen, y que se genere automáticamente el formulario adecuando a los campos a la estructura original, siempre permitiendo a posteriori aplicar modificaciones, comportamientos, etc.

Para el modelado de los flujos de trabajo, K2 Designer ofrece una interfaz la cual mediante una serie de cajas y conectores permite definir una secuencia de tareas, ya sean acciones automáticas o asignación de tareas a usuarios, pudiendo ser condicionales dependiendo de datos o decisiones.

K2 for SharePoint

Una gran ventaja de K2 es que, sin ser dependiente de SharePoint, con su extensión K2 for SharePoint proporciona una integración con SharePoint muy interesante. En el momento que tengamos correctamente instalada y configurada esta extensión se habilitarán unas acciones a nivel de lista y biblioteca que nos permitirá crear aplicaciones K2 sobre ellas.

Estas aplicaciones se crearán desde un diseñador incrustado dentro de SharePoint muy similar al visto anteriormente. Además, esta extensión permite sustituir los formularios por defecto de una lista o biblioteca de SharePoint por unos personalizados mediante K2. Para una creación rápida de estos formularios simplemente habría que hacer clic sobre Application en el menú anterior y seleccionar en la siguiente pantalla que se quieren crear los SmartObjects (objetos para acceder a la información de la lista) y Forms, seleccionando la opción para sobrescribir los formularios estándar.

Después de realizar esta acción, el formulario de creación de nuevo elementos será el siguiente, al cual podremos aplicarle las modificaciones necesarias de nuestro proceso.

Por último, K2 proporciona una herramienta para empaquetar nuestros desarrollos y desplegarlos en otro entorno. Esta herramienta genera un paquete KSPX que podemos desplegar en otro entorno SharePoint.

Esta funcionalidad se basa en la aplicación K2 Package and Deployment que tenemos instalada en nuestro servidor K2 Blackpearl, la cual también permite generar este tipo de paquetes, y desplegarlos, a partir de los formularios y flujos de trabajo creados desde los diseñadores del servidor.

 La extensión K2 for SharePoint funciona de igual forma tanto con SharePoint On Premise como con SharePoint Online, siendo todo lo visto anteriormente de la misma manera en ambas opciones, aunque sí que cambia la fase de instalación y configuración. En el caso de SharePoint Online, si no se desea mantener un servidor propio de K2 Blackpearl se puede optar por K2 Appit for SharePoint, que es el servicio de K2 en la nube.

Resumiendo

K2 ofrece una serie de aplicaciones que permiten la automatización de cualquier tipo de proceso, independientemente del origen de sus datos, proveyendo de formularios, flujos de trabajo, reportes, tareas, conectores, etc. Además, incluye una gran integración con SharePoint, y si queremos dar el salto a la nube para mejorar todavía más los procesos y la colaboración y comunicación de los empleados, K2 for SharePoint es la opción a tener en cuenta.

Si queréis más información, también podéis ver nuestro webinar sobre K2 como BPM.