Ganar productividad rabiosa con la co-edición en Office365

Una de los quickwins más sabrosos de Office365, es la co-autoría colaborativa en entornos empresariales.
¿Quién no ha estado trabajando en una memoria o una oferta o un proyecto o un informe entre varios miembros de un equipo y se ha vuelto loco con el control de cambios y los ficheros con sus versiones arriba y abajo tropezándose en emails que van y que vienen?

Las pérdidas de productividad (sobre-escritura del trabajo de uno encima del que había hecho otro compañero, confusión en las versiones, tiempos de espera mientras alguien soltaba la última versión, copy&pastes, etc., etc.) han sido sangrantes desde siempre.

Hoy con Office 365 trabajar en sobre un documento de forma simultánea, colaborativa y segura es brutalmente productivo.





Anoche 5 personas estábamos trabajando desde nuestras respectivas casas sobre una oferta que tenía que terminarse antes de las 23:59.
El documento de oferta estaba en mi OneDrive for business (sincronizado en tiempo real con la biblioteca de Office365, en SharePoint on-line, //ofertas en curso/cliente/).

Cada vez que tenía un hueco para aportar algo, abría el fichero y veía si estaba trabajando alguien en alguno de mis puntos:


El icono azul señalaba que otros usuarios están trabajando en algunos puntos del documento.
En la barra inferior podía encontrar a los compañeros que están trabajando en esos momentos sobre el documento:
Si uno de mis compañeros estaba tocando uno de mis puntos, le daba al botón derecho de mi ratón encima del icono de mi compañero y abríamos una sesión de Lync para comentar lo que estaba haciendo en concreto. Si la conversación (gracias a Lync, mediante chat, voz IP o video conferencia) necesitaba de la intervención de otros compañeros sencillamente le invitamos desde el cliente de Lync.

Cada vez que actualizaba mi Word me traía todos los cambios de otros compañeros que quedaban señalados en color verde:



Y acudiendo al detalle de cada cambio podía incluso ver quién lo había realizado:


Y luego a seguir trabajando...

Conclusiones de la productividad aportada por Office 365

No teníamos que enviarnos emails, no teníamos que utilizar control de cambios, no teníamos que estar sentados juntos, podíamos trabajar de forma simultánea o de forma asíncrona, nadie se encargaba de fusionar nada, podíamos trabajar desde el explorador y nuestro Office, sin tener ni que abrir un navegador o el SharePoint on-line.
Podíamos colaborar cómodamente, podíamos comunicarnos ágilmente,  podíamos trabajar de forma eficiente y eficaz. Todo ello gracias a:

  • SharePoint on-line (bibliotecas de documento, con historial de versiones, alertas de edición, seguridad, etc.)
  • OneDrive for Business (sincronizado con bibliotecas de documentos de SharePoint on-line)
  • Office (para edición y co-autoría)
  • Lync (para comunicarnos por voz IP, chat, etc.)



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