Yammer y SharePoint: haciendo más social la gestión de proyectos

Desde sus primeras versiones, SharePoint siempre ha servido como una buena infraestructura para dar soporte a la gestión de proyectos, sin desde luego ser un EPM en si (pues faltaría Project Server como pieza clave).

Gracias a SharePoint disponemos de sitios con una potente gestión documental, contactos, calendario a alto nivel, indicadores, foro, wiki, objetivos, links, etc.

La novedad es que con la llegada de SharePoint 2013 y Yammer, esta gestión de proyectos puede ahora ser más social. Primeramente hay que delimitar qué esperamos de la parte social de un EPM.

Es decir, ¿Pretendemos gestionar el proyecto a través del lenguaje 2.0? al estilo:

 y que el sistema traduzca esto a una serie de procesos asociados a la gestión del proyecto (ej.: en este caso anotar un riesgo en la lista de riesgos, alertar al JP y poner un indicador en amarillo) dentro del EPM.

O bien ¿pretendemos dialogar 2.0 alrededor del proyecto, pero sostener la gestión en el sitio de proyectos tal como lo conocemos hasta ahora? al estilo:

1. Los gurús más integristas defenderán la primera opción entendiendo que es posible un metalenguaje EPM a la vez que social, con el que los usuarios se sentirán cómodos y serán muy eficientes.
2. Otros consultores defenderán que una cosa es dialogar y colaborar en un proyecto, y otra reportar, documentar y gestionarlo.

Dialogar y colaborar en el proyecto, y también reportar, documentar y gestionarlo.

Para este segundo escenario, una buena combinación hoy mismo es sin duda SharePoint + Yammer, donde en el primero soportamos la gestión del proyecto y en el segundo la conversación asociada al proyecto (PD: y mucho mejor si incluimosProject Server como la pieza clave para la gestión EPM del proyecto).

El modelo sería que de forma automática (o manual) a cada creación de un site de proyecto en SharePoint se provisionara un grupo en Yammer con los mismos contactos y participantes que en el site homólogo:

 

 

Siendo muy osados, hasta incluso se puede pensar en incorporar al grupo de Yammer los usuario clave, sponsor o clientes del proyecto (y sin duda esta opción es la más "social Enterprise").

La idea es que a cada evento dentro del site de proyecto (ej.: la carga de un nuevo proyecto, el retraso/adelanto de un hito, la anotación de un riesgo, el cambio de un KPI a rojo, etc., etc.) este se volcara de forma automática al grupo de Yammer, con la pertinente URL al objeto de SharePoint que soporta de forma estructurada esta información.

Con esto no (solo) se pretende generar "avisos" o "alertas" (en lugar de enviar el típico email como hasta ahora), sino generar conversación y colaboración en el equipo ante tal evento en el curso del proyecto, sobre el que sin duda hay que reaccionar y encontrar soluciones.



A la vez, en ese centro de conversación tan ágil, social y usuable que es Yammer, se mantienen otro tipo de conversaciones sobre el proyecto (ej.: dudas técnicas, aclaraciones sobre requisitos, sprints virtuales, etc.) y en paralelo a otros grupos se mantienen conversaciones cruzadas sobre asuntos corporativos, metodológicos, de buenas prácticas, etc.
Y aún más, en paralelo dentro de otros grupos para otros fines, se pueden mantener conversaciones más allá de los proyectos.

Conclusión

Pensar en metalenguales EPM-sociales que eviten a los usuarios de la aburrida carga de gestión y administrativa que supone un proyecto puede ser una buena idea, pero para la que los usuarios, la tecnología y los procesos deben estar muy maduros y preparados (si con un sistema EPM tradicional no lo hacían bien, opino que hay muy pocas esperanzas de que con un modelo radicalmente 2.0 vaya a salir mejor).

Pensar en Yammer como un complemento de socialización (conversación y colaboración) en la gestión de proyectos, de forma acoplada a SharePoint, parece una buena idea porque es fácil de adoptar por el usuario, es natural a la plataforma, aporta valor y responsabiliza a cada elemento del sistema con lo que mejor sabe hacer, tal como lo sabíamos hacer.