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lunes, 21 de mayo de 2012

Elegir SharePoint 2010 estándard versus SharePoint Foundation versus SharePoint Enterprise (I)

Una de las cuestiones más complicadas en el mundo SharePoint es saber discernir desde un punto de vista de solución final, si un proyecto se puede abordar con SharePoint 2010 estándard o valdría con la SharePoint Foundation (que la tenemos ya "pagada" e incluida con el servidor Windows 2008) o por el contrario, en el extremo, es necesario adquirir a la versión SharePoint 2010 Enterprise.

Sin duda, la lista de funcionalidades por versión de SharePoint es muy fácil de comparar: http://sharepoint.microsoft.com/en-us/buy/pages/editions-comparison.aspx

Sin embargo, aunque los buenos consultores sabrán diferenciar qué y cómo se debe abordar una determinada solución, es decir, con qué versión es necesario construir un proyecto basado en SharePoint; para el cliente no termina de quedar claro cuál es la diferencia de pagar unas licencias adicionales de SharePoint estándard o enterprise o quedarse con la Foundation.
A todos nos cuesta explicarlo.

A mi me gusta contarlo diciendo: con SharePoint Foundation tienes los elementos funcionales y la tecnología para construir casi cualquier solución basada en la gestión documental y del conocimiento, de comunicación, de colaboración (y de procesos si incluyes NINTEX Workflow), como pueden ser: comités o grupos de trabajo, gestiones de calidad, de proyectos, departamentales, sitios de cliente, soportes a digitalización, mini-CRM, directorio o agenda de la empresa, y un largísimo etc.

Cuando quieres que todas esas soluciones queden integradas en una intranet o  portal del empleado con un puntito más de potencia funcional, de manera que las búsquedas sean avanzadas y globales, los elementos de información sean transversales y permeables a todo el portal, el branding sea mucho más flexible y potente, el contexto de usuarios con mucho más juego social e integrado organizacionalmente, entonces, mejor invertir en licencias SharePoint estándad o enterprise.

La siguiente figura trata de explicar un poco las diferencias entre SharePoint 2010 estándard y SharePoint Foundation 2010 a grosso modo:

módulos funcionales de las versiones SharePoint 2010

Desde una perspectiva mucho más pegada al analista/consultor que tiene que diseñar una solución sobre SharePoint algunos argumentos se expresarían así:
  • Consultas de contenido: SharePoint Foundation no tiene consultas de contenido. Actualmente, implementamos las home page, páginas departamentales, autoservicio del empleado con un gran número de consultas de contenido. Prescindir de ésta funcionalidad significa tener que encontrar una alternativa. Dicha alternativa son los XSLX view que cuestan mucho más de maquetar y dejar con un aspecto como el que dejamos las content query. Esto se traduce en más esfuerzos.
  • Comunicación entre sitios: Otra limitación es que en SharePoint Foundation no se puede leer o interactuar con una lista que no esté bajo el mismo sitio que nos encontramos. Esto limita claramente la capacidad de poder hacer un correcto estudio de la arquitectura de la información puesto que al final dicha arquitectura vendrá dictada por esta limitación y las listas acabarán estando baja cada sitio dónde se necesiten. Además si se necesita que una lista o biblioteca tenga una vista en un sitio diferente no será posible hacerlo OOTB sino que habrá que irse a desarrollar un webpart a medida y atacar al modelo de objetos de SharePoint.
  • Por último, esta limitación también afecta al buscador ya que sólo tendrá capacidad de búsqueda dentro del sitio dónde se busca y no en toda la colección de sitios.
  • Diseños: A parte de la limitación de la content Query las master page diseñadas no se heredan de forma atuomática por lo que limita la extensibildiad de la plataforma y obliga a intervenir para forzar la herencia de la master y los estilos cada vez que se crea un sitio nuevo.
La diferencia entre la versión SharePoint 2010 estándard y la enterprise es un poco más explícita desde el punto de vista de soluciones de negocio, y el salto está mucho más claro.

La versión SharePoint 2010 enterprise es necesaria si contestas positivamente a alguna de estas preguntas: ¿necesitas formularios avanzados e inteligentes? es decir ¿necesitas InfoPath?
¿vas a utilizar las capacidades de presentación o procesamiento de Inteligencia de Negocio? ¿vas a automatizar y distribuir el acceso a soluciones basadas en Excel o Visio o Access? ¿necesitas políticas avanzadas de gestión documental?

7 comentarios :

  1. Muy buena la orientación.
    Una duda, hay alguna limitación por versión o edición, para la publicación de los portales a Internet?
    Muchas gracias.

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    1. Gracias por tu interés.
      Para la publicación en Internet tenemos la modalidad FIS (For Internet Sites). En la actual edición SharePoint 2010 tiene dos variantes o versiones: la standar, con la que se puede hacer casi todo lo que necesitamos como CMS en un potente portal WEB, y ocasionalmente la versión Enterprise, que hasta donde la experiencia me dice, te va a ser útil si quieres utilizar InfoPath como herramienta de productividad para publicar formularios en tu portal e introducir las solicitudes que llegan por ellos como procesos de back-office. La diferencia de coste (importante) pocas veces recomienda (en mi opinión) la SharePoint 2010 FIS enterprise.

      Por cierto, con la SharePoint Foundation y una licencia de External Connector para el Windows 2008 de base puedes publicarlo a la web con infinitos usuarios, pero desde luego no va a ser una buena herramienta de publicación de contenidos web o CMS (más bien te valdrá como extranet de clientes/partners/proveedores/...)

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    2. Una pregunta concreta. La unica forma de publicar bases de datos de Acces es con la version Enterprise de Sharepoint?

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  2. Este comentario ha sido eliminado por un administrador del blog.

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  3. hola sabes si SharePoint Enterprise funciona para varias empresas?

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  4. Hola Alberto, no estoy seguro de entender tu pregunta, así que disparo varias respuestas: por un lado, si te refieres a si una licencia SP2010 ENT utilizada para un servidor For Internet Sites (SharePoint 2010 FIS) puede albergar y publicar varios dominios, la respuesta es sí.
    Desde la perspectiva de licenciamiento, la empresa que alberga el Active Directory donde se conecta el SP2010 es la responsable licenciataria. Si se trata de un grupo de empresas que comparten el AD, podrán acceder todos los usuarios que tengan licencia SP2010 CAL Ent, sean de la empresa que sean.

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