Aprovechar SharePoint como directorio de contactos de la empresa

Una cuestión menor, pero que necesita una solución, es el directorio de contactos de la empresa, sobre todo si ésta tiene varias delegaciones y muchas personas y recursos en ella.
Nos referimos a la agenda de teléfonos, emails y demás datos de contacto de los miembros y recursos de una empresa.

Una primera aproximación para gestionar este directorio podría ser la propia gestión de contactos de Exchange 2007 o 2010. Sin embargo, es habitual encontrarse problemas como:
  • El directorio de contactos debe ser actualizado por personal administrativo que no suele tener permisos de Adminstrador en Exchange y menos en el Active Directory.
  • Algunas personas necesitan acceder a esta información desde un acceso web ubicuo, no desde Outllok.
  • Algunos recursos del Directorio no se corresponden con un usuario (ej.: centralita, fax, etc.)
Desde ENCAMINA han resuelto este problema con una sencilla gestión de listas de contactos de SharePoint integrada con Outlook.

Con esta opción podemos diseñar y crear una lista de contactos muy completa en SharePoint (accesible vía web por cualquiera desde la intranet o desde donde se le permita, con una estética tan atractiva como queramos y una funcionalidad tan depurada como necesitemos )…


Lista de contactos con Sharepoint

y que se sincronice con el Outlook de los usuarios (operación a realizar en cada Outlook de cada usuario una primera vez, aunque sea muy sencilla)…


Conectar lista de contactos Outlook con Sharepoint

 de modo que cualquier modificación hecha en la lista de SharePoint (por las administrativas a los que se les dé permiso) aparezca en los contactos de Outlook.


Pasar contactos de Sharepoint a Outlook

Esto no es la lista Global de Direcciones ¡claro! y no aparecerá directamente en el “Para” del email, sino como una lista de contactos del bloque de contactos de Outlook 2010 (como en el ejemplo), pero será perfectamente funcional a todas luces.

No olvidemos que también  hay que resolver (vía permisos estándar de SharePoint), que al realizarse la sincronización, las modificaciones realizadas en Outlook por los usuarios no afecten a la lista principal y central en SharePoint (que sí se podrán actualizar y gestionar por las auxiliares administrativas).

De esta manera los usuarios que tengan Outlook pueden acceder a la información de contactos a través del Outlook y el resto vía navegador web o móvil al site correspondiente de SharePoint. Además será una lista actualizada desde el área de negocio o personas que se desee, y en esa agenda podremos incluir personas, recursos y lo que se necesite en la empresa.

¡lo que necesitábamos!

1 comentario :

  1. hola tengo una pregunta desde hace dias estoy buscando como conectar o sincronizar una lista de contactos con outlook 2010, el tema esque n o se como sincronizarlo y ya he visto todo lo que pone en la pagina de microsoft pero no me sale asi que pregunto si tu me podrias ayuar a solucionar este tema.. gracias

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