Nos referimos a la agenda de teléfonos, emails y demás datos de contacto de los miembros y recursos de una empresa.
Una primera aproximación para gestionar este directorio podría ser la propia gestión de contactos de Exchange 2007 o 2010. Sin embargo, es habitual encontrarse problemas como:
- El directorio de contactos debe ser actualizado por personal administrativo que no suele tener permisos de Adminstrador en Exchange y menos en el Active Directory.
- Algunas personas necesitan acceder a esta información desde un acceso web ubicuo, no desde Outllok.
- Algunos recursos del Directorio no se corresponden con un usuario (ej.: centralita, fax, etc.)
Con esta opción podemos diseñar y crear una lista de contactos muy completa en SharePoint (accesible vía web por cualquiera desde la intranet o desde donde se le permita, con una estética tan atractiva como queramos y una funcionalidad tan depurada como necesitemos )…
y que se sincronice con el Outlook de los usuarios (operación a realizar en cada Outlook de cada usuario una primera vez, aunque sea muy sencilla)…
de modo que cualquier modificación hecha en la lista de SharePoint (por las administrativas a los que se les dé permiso) aparezca en los contactos de Outlook.
Esto no es la lista Global de Direcciones ¡claro! y no aparecerá directamente en el “Para” del email, sino como una lista de contactos del bloque de contactos de Outlook 2010 (como en el ejemplo), pero será perfectamente funcional a todas luces.
No olvidemos que también hay que resolver (vía permisos estándar de SharePoint), que al realizarse la sincronización, las modificaciones realizadas en Outlook por los usuarios no afecten a la lista principal y central en SharePoint (que sí se podrán actualizar y gestionar por las auxiliares administrativas).
De esta manera los usuarios que tengan Outlook pueden acceder a la información de contactos a través del Outlook y el resto vía navegador web o móvil al site correspondiente de SharePoint. Además será una lista actualizada desde el área de negocio o personas que se desee, y en esa agenda podremos incluir personas, recursos y lo que se necesite en la empresa.
¡lo que necesitábamos!
hola tengo una pregunta desde hace dias estoy buscando como conectar o sincronizar una lista de contactos con outlook 2010, el tema esque n o se como sincronizarlo y ya he visto todo lo que pone en la pagina de microsoft pero no me sale asi que pregunto si tu me podrias ayuar a solucionar este tema.. gracias
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